La Comunidad Autónoma del País Vasco cuenta con 3 universidades, una de ellas pública, la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) y otras dos privadas, las universidades de Deusto y de Mondragón. Nos centraremos en las dos que en este momento poseen archivo y pertenecen a la CAU.
El Archivo de la Universidad de Deusto
La Universidad de Deusto (en Euskera: Deustuko Unibertsitatea) es una universidad privada propiedad de la Compañía de Jesús, con sedes en Bilbao y San Sebastián y la filial de Deusto Business School en Madrid ; fundada en 1886 es la universidad privada más antigua de España. En su nacimiento coincidieron las preocupaciones e intereses culturales tanto del País Vasco por tener una universidad propia como de la Compañía de Jesús por establecer estudios superiores en alguna parte del estado español. Se elige Bilbao, un puerto y ciudad comercial que estaba experimentando en esa época un considerable crecimiento industrial.
Un hecho de gran transcendencia en su historia se produjo en el año 1916 cuando la facultad llamada “Universidad Comercial de Deusto” recibió a los alumnos que acabarían siendo los primeros graduados en Ciencias Económicas en España, adelantándose 25 años al reconocimiento oficial de la titulación.
Al inicio de la Segunda República Española, a finales de 1931, suspendió su actividad y el 23 de enero de 1932 el Gobierno español disolvió oficialmente la Compañía de Jesús y la Universidad fue cerrada. Algunos cursos continuaron en la academia Vizcaína de Cultura, y la Universidad Comercial (Facultad de Economía) pudo seguir trabajando con normalidad hasta el comienzo de la Guerra Civil Española. La Universidad de Deusto fue reabierta en octubre de 1940.
El 5 de abril de 1962 se firmó un acuerdo entre el Gobierno español y la Santa Sede, el 10 de agosto de 1963 la Universidad de Deusto recibió la aprobación canónica y en septiembre de 1963 los títulos que impartía fueron reconocidos por el Estado, incluidos los obtenidos en la Facultad de Derecho, Filosofía y arte.
El Archivo Universitario de Deusto se constituyó oficialmente en 2017 bajo la dependencia del Secretario General y con el fin de dar respuesta al creciente volumen de documentación generada por las distintas facultades y por las unidades de gestión administrativa y dirección de Deusto. (Acuerdo 21/2017, de 14 de noviembre de 2017, del Consejo de Dirección, por el que se regula la constitución, organización y funcionamiento del Archivo Universitario de la Universidad de Deusto (promulgado por Orden del Rector 31/2017, de 15 de noviembre). Hasta entonces, se contaba con un Archivo General cuya finalidad fue reunir documentos ligados por la persona física y/o jurídica que los enviaba, pero sin una sistematización en las transferencias.
La nueva unidad acabó con esta situación y se constituye como un archivo global — normalizado y sistematizado— que garantiza la organización, tratamiento, conservación y accesibilidad a los documentos generados por la Universidad, así como a la conservación y custodia de su patrimonio histórico, de acuerdo a la ley. Se ocupa de discriminar y articular las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos, desde su generación hasta su destino final. Y, por tanto, se trata de un espacio que integra en un Cuadro de Clasificación todas las series documentales generadas en la Universidad y, en razón del ciclo vital de la documentación, establece los canales de transferencia de unos a otros archivos desde los archivos de oficina hasta el archivo histórico. De este modo, el Archivo —en tanto servicio transversal— satisface de manera ágil las necesidades de información y documentación para la correcta gestión administrativa, contribuyendo, positivamente, a la eficacia y calidad de la administración universitaria y asegurando la conservación del patrimonio documental de la Universidad de Deusto, testimonio de derechos y memoria histórica. Para ello, las instalaciones del Archivo Universitario reúnen las condiciones de seguridad, espacio y equipamiento que garantizan el cumplimiento de las funciones que se le encomiendan y evitan posibles alteraciones físicas o deterioro en la documentación. La documentación depositada se conserva con las condiciones ambientales idóneas para la perdurabilidad de los distintos soportes.
El Archivo Universitario de Deusto es un servicio de apoyo a la comunidad universitaria. Entre sus funciones, se encuentra la implantación de directrices e instrucciones para el mejor funcionamiento del sistema archivístico de la Universidad y llevar a cabo las tareas de identificación y descripción de las series documentales, con vistas a su ordenación, conservación y acceso. Igualmente se ocupa de dictar los criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, así como cualquier otro aspecto relacionado con la gestión documental. También colabora activamente en la difusión del patrimonio documental de la Universidad de Deusto, entre otras muchas tareas.
El Archivo Universitario depende orgánica y funcionalmente del Secretario General, como fedatario de la Universidad. Está formado por el director del Archivo Universitario, el personal técnico y de apoyo administrativo y la Comisión de valoración y expurgo de documentos, que es la que establece, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, los periodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determina su accesibilidad. Igualmente, esta Comisión valora las propuestas de legados, donaciones, comodatos u otro tipo de cesiones.
El Archivo Universitario de Deusto integra los archivos de gestión o de oficina, el archivo intermedio, que cuenta con dos depósitos, uno en el campus de San Sebastián y el otro en el campus de Bilbao, y el archivo histórico.
La Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea
Mediante el Decreto Ley 5/68 de junio de 1968 se crea la Universidad de Bilbao en el marco de los “Planes de Desarrollo”. El Decreto de 18 de diciembre de 1969 establecía un distrito universitario para la Universidad de Bilbao de escasa extensión, pues estaba compuesto sólo por la provincia de Vizcaya, mientras Álava y Guipúzcoa seguían dependiendo de Valladolid.
La Universidad de Bilbao comienza su andadura con la ya existente Facultad de Económicas, hasta entonces dependiente de Valladolid, y las nuevas de Medicina y Ciencias. Esas tres primeras facultades con que contó al principio la Universidad fueron creciendo con el paso del tiempo, sobre todo a raíz de la Ley General de Educación de 1970, que obligaba a todos los centros superiores y escuelas universitarias del distrito a integrarse en la Universidad cabecera.
Así, las Escuelas de Peritos, Profesorado y Empresariales alcanzaron la condición de universitarias bajo el epígrafe de Escuelas Universitarias, integrándose en las universidades de sus respectivos Distritos. Con anterioridad se había creado la Escuela Superior de Bellas Artes que se adscribió a la Universidad bilbaína, así como la incorporación a la misma de la ETS de Ingenieros Industriales.
El Decreto de 23 de septiembre de 1977 extendió el territorio dependiente de la Universidad de Bilbao a Álava y Guipúzcoa, naciendo así el reclamado distrito universitario vasco. La Universidad de Bilbao se dispuso a hacer efectiva la ampliación, integrando a los centros de Álava y Guipúzcoa y ampliando sus órganos de gobierno.
El 25 de febrero de 1980 una orden ministerial autorizaba el cambio de denominación de Universidad de Bilbao a Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea. Actualmente está distribuida en tres campus –uno por cada uno de los territorios históricos de la actual Comunidad Autónoma Vasca– que agrupan a 20 centros propios y 3 centros adscritos.
El Archivo General de la UPV/EHU
A pesar de que la UPV/EHU da sus primeros pasos, primero como Universidad de Bilbao en 1968 y desde 1980 como Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, no se creó un archivo central organizado hasta 1996. Hasta ese momento, la documentación se generaba y se conservaba en las unidades que la creaba, sin ninguna pauta ni archivística ni documental. Fue durante el curso 1996-97, cuando la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea puso en marcha el Archivo General, con una dependencia orgánica y funcional de la Secretaría General. En abril de 2004, se incorpora al servicio un Técnico de Archivo, y ya en julio del año 2005, se acuerda en Consejo de Gobierno, la creación de la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo, posteriormente denominada Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo.
Se propuso una nueva estructura teórica del Sistema de Archivos de la UPV/EHU, que quedaba de la siguiente manera:
- Archivos de gestión
- Archivos centrales de campus
- Archivo General: Con sede en Leioa, que sería la cabeza del Sistema de Archivo de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.
Llegamos al año 2013, y aún se seguían arrastrando algunas carencias en cuanto al Archivo y la gestión documental de la universidad, como la escasez de personal cualificado, la falta de un presupuesto específico, espacio insuficiente en los depósitos e instalaciones disponibles y una aplicación informática que no cubría todos los aspectos de la gestión archivística, entre otras. El problema de la carencia de espacios de almacenamiento, arrastrado durante años, quedó solucionado con la creación de un depósito documental en un edificio de nueva construcción en el campus de Gipuzkoa.
Paralelamente a todo esto, el Archivo General de la UPV/EHU creó su propio espacio en la web de la universidad en el que poco a poco va incorporando, además de los servicios ofertados, otras cuestiones relativas al mismo.
En el nuevo entorno de la administración electrónica el Archivo General vio la necesidad de contar con un nuevo Cuadro de Clasificación, de carácter funcional, que pudiera agrupar de una mejor forma las Series Documentales existentes. Como resultado se aprobó, mediante Acuerdo del Consejo de Gobierno su nuevo Cuadro de Clasificación Documental el 21 de diciembre de 2016.
En diciembre de 2017 la UPV/EHU adquirió la aplicación informática ARGES, para la gestión del Archivo General. Era la solución implementada desde hacía tiempo en el Gobierno Vasco, la cual permite la gestión de documentos tanto en formato en papel como en electrónico soportando, por tanto, expedientes electrónicos, en papel e híbridos.
En cuanto a los Fondos documentales propiedad de la UPV/EHU, al margen del propio, existen varios heredados de los antiguos estudios universitarios existentes en el País Vasco antes de la creación de la Universidad de Bilbao en 1968:
– Escuela de Náutica de Bilbao (1739-1994)
– Escuela de Comercio de Bilbao (1818-1972)
– Escuela Superior de Ingenieros Industriales de Bilbao (1897-1972)
– Escuela de Capataces de Minas de Bilbao (1913-1972)
– Escuelas de Maestros y Maestras de Bilbao (1865-1982)
– Escuela de Ingenieros Industriales de Bilbao (1942-1972)
– Escuela de Comercio de San Sebastián (1861-1977)
– Escuelas de Maestros y Maestras de San Sebastián (1865-1977)
– Escuelas de Maestros y Maestras de Vitoria (1847-1977)
Blog de la Conferencia de Archivos de las Universidades Españolas CAU/Crue 