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Historia de las Jornadas de la CAU: I Encuentro de Archiveros de Universidades. Valladolid, 1994

Con el nombre de I Encuentro de Archiveros de Universidades se celebraron , en la Universidad de Valladolid , durante los días 2 y 3 de junio de 1994 las que hoy conocemos como Jornadas de Archivos Universitarios, en el que participaron 24 universidades españolas en su mayoría públicas. En él se trataron las cuestiones esenciales para la creación y desarrollo de los archivos universitarios: normativa, dependencia, funciones, servicios y automatización, como se puede ver en el orden del día que reproducimos a continuación.

En este primer Encuentro se elaboraron las siguientes conclusiones:

1.         Considerar al Archivo Universitario como una unidad funcional que englobe toda la evolución del ciclo documental, desde su génesis hasta su conservación definitiva o eliminación; teniendo en cuenta que debe integrarse en los sistemas de información universitaria

2.         Considerar el Archivo Universitario como una unidad funcional diferenciada dentro de la comunidad universitaria, adscrito directamente a los órganos de gobierno responsables de la gestión administrativa, reconociendo las competencias legales que tienen tanto los secretarios generales como los gerentes en estos temas.

3.         Proponer que las universidades doten adecuadamente las plazas de archivero, de acuerdo con las escalas y niveles requeridos a la función que deben desempeñar, evitando las soluciones que se alejen del perfil profesional necesario; así como la dotación de todas las demás plazas que forman parte del personal técnico del Archivo Universitario

4.         Proponer que las universidades doten a los archivos de los recursos económicos, materiales e instalaciones esenciales, de acuerdo con las normas nacionales e internacionales, para impulsar los programas de organización, conservación y difusión de sus fondos

5.         Manifestar la urgente necesidad de crear archivos universitarios en aquellas universidades en que aún no existe y reconocer su plena facultad para planificar e implantar sistemas de archivo y de gestión documental.

6.         Manifestar la constitución de los grupos de trabajo de los archiveros universitarios para trabajar en proyectos conjuntos

7.         Solicitar al Ministerio de Cultura, a las Comunidades Autónomas con competencias en el ámbito de patrimonio documental, y más concretamente a la Dirección General de Bellas Artes y Archivos, la colaboración técnica y el impulso necesario para el desarrollo de programas y de actividades de los Archivos Universitarios, y la integración de estos en los programas nacionales e internacionales

8.         Comunicar a la Sección Provisional de Archivos Universitarios del Consejo Internacional de Archivos, CIA, ICA/SUV, la constitución del grupo de trabajo de los archiveros españoles y mostrar nuestro pleno apoyo a su reconocimiento como sección fija de dicho Consejo.

9.         Proponer que las universidades reconozcan a su archivo como un elemento necesario e imprescindible dentro de la gestión y organización administrativa de las universidades españolas.

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Los archivos universitarios de la Comunidad Autónoma del País Vasco

La Comunidad Autónoma del País Vasco cuenta con 3 universidades, una de ellas pública, la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) y otras dos privadas, las universidades de Deusto y de Mondragón. Nos centraremos en las dos que en este momento poseen archivo y pertenecen a la CAU.

El Archivo de la Universidad de Deusto

La Universidad de Deusto (en Euskera: Deustuko Unibertsitatea) es una universidad privada propiedad de la Compañía de Jesús, con sedes en Bilbao y San Sebastián y la filial de Deusto Business School en Madrid ; fundada en 1886 es la universidad privada más antigua de España. En su nacimiento coincidieron las preocupaciones e intereses culturales tanto del País Vasco por tener una universidad propia como de la Compañía de Jesús por establecer estudios superiores en alguna parte del estado español. Se elige Bilbao, un puerto y ciudad comercial que estaba experimentando en esa época un considerable crecimiento industrial.

Un hecho de gran transcendencia en su historia se produjo en el año 1916 cuando la facultad llamada “Universidad Comercial de Deusto” recibió a los alumnos que acabarían siendo los primeros graduados en Ciencias Económicas en España, adelantándose 25 años al reconocimiento oficial de la titulación.

Al inicio de la Segunda República Española, a finales de 1931, suspendió su actividad y el 23 de enero de 1932 el Gobierno español disolvió oficialmente la Compañía de Jesús y la Universidad fue cerrada. Algunos cursos continuaron en la academia Vizcaína de Cultura, y la Universidad Comercial (Facultad de Economía) pudo seguir trabajando con normalidad hasta el comienzo de la Guerra Civil Española. La Universidad de Deusto fue reabierta en octubre de 1940.

El 5 de abril de 1962 se firmó un acuerdo entre el Gobierno español y la Santa Sede, el 10 de agosto de 1963 la Universidad de Deusto recibió la aprobación canónica y en septiembre de 1963 los títulos que impartía fueron reconocidos por el Estado, incluidos los obtenidos en la Facultad de Derecho, Filosofía y arte.

El Archivo Universitario de Deusto se constituyó oficialmente en 2017 bajo la dependencia del Secretario General y con el fin de dar respuesta al creciente volumen de documentación generada por las distintas facultades y por las unidades de gestión administrativa y dirección de Deusto.  (Acuerdo 21/2017, de 14 de noviembre de 2017, del Consejo de Dirección, por el que se regula la constitución, organización y funcionamiento del Archivo Universitario de la Universidad de Deusto (promulgado por Orden del Rector 31/2017, de 15 de noviembre). Hasta entonces, se contaba con un Archivo General cuya finalidad fue reunir documentos ligados por la persona física y/o jurídica que los enviaba, pero sin una sistematización en las transferencias.

La nueva unidad acabó con esta situación y se constituye como un archivo global — normalizado y sistematizado— que garantiza la organización, tratamiento, conservación y accesibilidad a los documentos generados por la Universidad, así como a la conservación y custodia de su patrimonio histórico, de acuerdo a la ley. Se ocupa de discriminar y articular las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos, desde su generación hasta su destino final. Y, por tanto, se trata de un espacio que integra en un Cuadro de Clasificación todas las series documentales generadas en la Universidad y, en razón del ciclo vital de la documentación, establece los canales de transferencia de unos a otros archivos desde los archivos de oficina hasta el archivo histórico. De este modo, el Archivo —en tanto servicio transversal— satisface de manera ágil las necesidades de información y documentación para la correcta gestión administrativa, contribuyendo, positivamente, a la eficacia y calidad de la administración universitaria y asegurando la conservación del patrimonio documental de la Universidad de Deusto, testimonio de derechos y memoria histórica. Para ello, las instalaciones del Archivo Universitario reúnen las condiciones de seguridad, espacio y equipamiento que garantizan el cumplimiento de las funciones que se le encomiendan y evitan posibles alteraciones físicas o deterioro en la documentación. La documentación depositada se conserva con las condiciones ambientales idóneas para la perdurabilidad de los distintos soportes.

El Archivo Universitario de Deusto es un servicio de apoyo a la comunidad universitaria. Entre sus funciones, se encuentra la implantación de directrices e instrucciones para el mejor funcionamiento del sistema archivístico de la Universidad y llevar a cabo las tareas de identificación y descripción de las series documentales, con vistas a su ordenación, conservación y acceso. Igualmente se ocupa de dictar los criterios y pautas sobre transferencias de documentación, selección y eliminación de documentos, así como cualquier otro aspecto relacionado con la gestión documental. También colabora activamente en la difusión del patrimonio documental de la Universidad de Deusto, entre otras muchas tareas.

El Archivo Universitario depende orgánica y funcionalmente del Secretario General, como fedatario de la Universidad. Está formado por el director del Archivo Universitario, el personal técnico y de apoyo administrativo y la Comisión de valoración y expurgo de documentos, que es la que establece, bajo criterios administrativos, jurídicos e históricos, los periodos de conservación de los documentos a lo largo de su ciclo de vida y determina su accesibilidad. Igualmente, esta Comisión valora las propuestas de legados, donaciones, comodatos u otro tipo de cesiones.

El Archivo Universitario de Deusto integra los archivos de gestión o de oficina, el archivo intermedio, que cuenta con dos depósitos, uno en el campus de San Sebastián y el otro en el campus de Bilbao, y el archivo histórico.

La Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea

Mediante el Decreto Ley 5/68 de junio de 1968 se crea la Universidad de Bilbao en el marco de los “Planes de Desarrollo”. El Decreto de 18 de diciembre de 1969 establecía un distrito universitario para la Universidad de Bilbao de escasa extensión, pues estaba compuesto sólo por la provincia de Vizcaya, mientras Álava y Guipúzcoa seguían dependiendo de Valladolid.

La Universidad de Bilbao comienza su andadura con la ya existente Facultad de Económicas, hasta entonces dependiente de Valladolid, y las nuevas de Medicina y Ciencias. Esas tres primeras facultades con que contó al principio la Universidad fueron creciendo con el paso del tiempo, sobre todo a raíz de la Ley General de Educación de 1970, que obligaba a todos los centros superiores y escuelas universitarias del distrito a integrarse en la Universidad cabecera.

Así, las Escuelas de Peritos, Profesorado y Empresariales alcanzaron la condición de universitarias bajo el epígrafe de Escuelas Universitarias, integrándose en las universidades de sus respectivos Distritos. Con anterioridad se había creado la Escuela Superior de Bellas Artes que se adscribió a la Universidad bilbaína, así como la incorporación a la misma de la ETS de Ingenieros Industriales.

El Decreto de 23 de septiembre de 1977 extendió el territorio dependiente de la Universidad de Bilbao a Álava y Guipúzcoa, naciendo así el reclamado distrito universitario vasco. La Universidad de Bilbao se dispuso a hacer efectiva la ampliación, integrando a los centros de Álava y Guipúzcoa y ampliando sus órganos de gobierno.

El 25 de febrero de 1980 una orden ministerial autorizaba el cambio de denominación de Universidad de Bilbao a Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea. Actualmente está distribuida en tres campus –uno por cada uno de los territorios históricos de la actual Comunidad Autónoma Vasca– que agrupan a 20 centros propios y 3 centros adscritos.

El Archivo General de la UPV/EHU

A pesar de que la UPV/EHU da sus primeros pasos, primero como Universidad de Bilbao en 1968 y desde 1980 como Universidad del País Vasco / Euskal Herriko Unibertsitatea, no se creó un archivo central organizado hasta 1996. Hasta ese momento, la documentación se generaba y se conservaba en las unidades que la creaba, sin ninguna pauta ni archivística ni documental. Fue durante el curso 1996-97, cuando la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea puso en marcha el Archivo General, con una dependencia orgánica y funcional de la Secretaría General. En abril de 2004, se incorpora al servicio un Técnico de Archivo, y ya en julio del año 2005, se acuerda en Consejo de Gobierno, la creación de la Comisión de Valoración y Expurgo o Comisión de Archivo, posteriormente denominada Comité de Gestión Documental, Transparencia y Archivo.

Se propuso una nueva estructura teórica del Sistema de Archivos de la UPV/EHU, que quedaba de la siguiente manera:

  • Archivos de gestión
  • Archivos centrales de campus
  • Archivo General: Con sede en Leioa, que sería la cabeza del Sistema de Archivo de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea.

Llegamos al año 2013, y aún se seguían arrastrando algunas carencias en cuanto al Archivo y la gestión documental de la universidad, como la escasez de personal cualificado, la falta de un presupuesto específico, espacio insuficiente en los depósitos e instalaciones disponibles y una aplicación informática que no cubría todos los aspectos de la gestión archivística, entre otras. El problema de la carencia de espacios de almacenamiento, arrastrado durante años, quedó solucionado con la creación de un depósito documental en un edificio de nueva construcción en el campus de Gipuzkoa.

Paralelamente a todo esto, el Archivo General de la UPV/EHU creó su propio espacio en la web de la universidad en el que poco a poco va incorporando, además de los servicios ofertados, otras cuestiones relativas al mismo.

En el nuevo entorno de la administración electrónica el Archivo General vio la necesidad de contar con un nuevo Cuadro de Clasificación, de carácter funcional, que pudiera agrupar de una mejor forma las Series Documentales existentes. Como resultado se aprobó, mediante Acuerdo del Consejo de Gobierno su nuevo Cuadro de Clasificación Documental el 21 de diciembre de 2016.

En diciembre de 2017 la UPV/EHU adquirió la aplicación informática ARGES, para la gestión del Archivo General. Era la solución implementada desde hacía tiempo en el Gobierno Vasco, la cual permite la gestión de documentos tanto en formato en papel como en electrónico soportando, por tanto, expedientes electrónicos, en papel e híbridos.

En cuanto a los Fondos documentales propiedad de la UPV/EHU, al margen del propio, existen varios heredados de los antiguos estudios universitarios existentes en el País Vasco antes de la creación de la Universidad de Bilbao en 1968:

– Escuela de Náutica de Bilbao (1739-1994)

– Escuela de Comercio de Bilbao (1818-1972)

– Escuela Superior de Ingenieros Industriales de Bilbao (1897-1972)

– Escuela de Capataces de Minas de Bilbao (1913-1972)

– Escuelas de Maestros y Maestras de Bilbao (1865-1982)

– Escuela de Ingenieros Industriales de Bilbao (1942-1972)

– Escuela de Comercio de San Sebastián (1861-1977)

– Escuelas de Maestros y Maestras de San Sebastián (1865-1977)

– Escuelas de Maestros y Maestras de Vitoria (1847-1977)     

El Archivo Universitario de la Universidad de La Rioja

La Universidad de la Rioja (UR) es una universidad pública creada en 1992 con sede en Logroño. Desde 2010 forma parte de la alianza estratégica Campus Iberus, reconocida como Campus de Excelencia Internacional.

Inaugurada en el curso 1992-1993, la Universidad de La Rioja recogía el testigo de antiguas escuelas y colegios universitarios, así como el espíritu del scriptorium del Monasterio de San Millán de la Cogolla.

Como única universidad pública de la Comunidad Autónoma de La Rioja, forma parte del Grupo 9 Universidades, que reúne a las nueve universidades públicas que son únicas en su comunidad autónoma, y es referente en educación superior y en investigación científica en los más diversos campos del saber.

ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE LA RIOJA

El Archivo de La Universidad de La Rioja se creó en 1995 con el fin de organizar, recoger y preservar todo el patrimonio documental fruto de la actividad académica, científica y administrativa, así como los fondos provenientes de las donaciones y legados. Su función es hacer posible el acceso a la documentación con fines informativos, para la investigación y gestión administrativa.

La dependencia orgánica es de la Secretaría General y la funcional de la Biblioteca de la Universidad de La Rioja. Dado su tamaño, la Universidad de La Rioja se configuró, desde un principio, con una estructura centralizada que sigue manteniéndose actualmente.

Una de las características principales del funcionamiento del Archivo es que maneja mucha documentación administrativa, ya que las dependencias en las que se ubican la gran mayoría de los archivos de oficina son muy reducidas, por lo que se recibe documentación de un año a otro, o incluso del mismo año.

SISTEMA ARCHIVÍSTICO

El sistema archivístico de la Universidad de La Rioja está formado por los distintos archivos de oficina de las unidades administrativas centralizadas, las de centros y departamentos, así como el Archivo Central. Los archivos de los centros han nacido y se han desarrollado vinculados principalmente a las antiguas secretarías de alumnos, siendo sus fondos principalmente de índole académico.

FONDOS

El fondo documental del Archivo Universitario está formado por la documentación producida o recibida por todos los órganos universitarios, unidades administrativas y donaciones. La documentación tiene un marcado carácter administrativo, aunque cuenta también con documentos de interés histórico con más de cien años de antigüedad. Los fondos más antiguos proceden de la Escuela Normal de Magisterio.

TAREAS BÁSICAS DEL ARCHIVO

Las tareas básicas que desarrolla el Archivo central son: 

  • Recepción de la documentación.
  • El sistema de clasificación.
  • Descripción de los fondos.
  • Valoración y expurgo.
  • Asesoramiento.

INSTALACIONES

El archivo central de la Universidad de La Rioja está formado por dos depósitos en edificios distintos. Los dos cuentan con compactus: el primero, en el edificio de Rectorado, con una superficie de 130 metros cuadrados y una capacidad de almacenamiento de 1.325 metros lineales. El otro depósito, que se encuentra en el edificio Quintiliano, tiene una capacidad de 300 metros lineales ocupados casi en su totalidad.

Finalmente, en relación con el marco legal, aparte de la normativa estatal, las comunidades autónomas tienen sus competencias en materia de archivos, documentos y procedimiento administrativo. Nuestra comunidad autónoma regula sus archivos en la Ley 4/1994, de 24 de mayo, de Archivos y Patrimonio Documental de La Rioja. En su artículo 5 dice que forman parte de este patrimonio, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos producidos o reunidos por las Universidades y demás centros públicos de Enseñanza en La Rioja, entre otros.

Los archivos universitarios de la Comunidad Autónoma de Murcia

Archivo de la Universidad de Murcia

La Universidad de Murcia, nace en 1915, después de una importante campaña de presión política, periodística e incluso popular, surgida en el diario “El Liberal”.

El 7 de octubre de 1915 tuvo lugar la inauguración del curso académico 1915-1916, que, a la vez, era inauguración de la propia Universidad.

La Universidad de Murcia, sufre dos intentos de supresión que finalmente no se llevan a cabo. Tras el final de la Guerra Civil, la Universidad seguirá realizando sus labores docentes y prestando sus servicios con normalidad. Tras este periodo de normalidad se crea el Archivo Universitario que en 1979 es trasladado con carácter temporal al edificio de la Biblioteca Universitaria hasta que es trasladado definitivamente a la Biblioteca General María Moliner en el Campus de Espinardo que es donde se ubica actualmente.

El Archivo de la Universidad de Murcia es la unidad responsable de organizar, proteger, custodiar, dar acceso y difundir el patrimonio documental de la universidad murciana.

En el Archivo de la Universidad de Murcia, se conservan interesantes fondos:

  • Fondo de la Universidad de Murcia (1915-2001), este fondo recoge principalmente documentación sobre la fundación de la universidad y toda la actividad administrativa de la institución.
  • Fondo de la Universidad Libre de Murcia (1869-1874), se trata de uno de los fondos más antiguos del archivo universitario y contiene los expedientes académicos de los alumnos de Derecho, Ciencias y Filosofía y Letras.
  • Fondo Escuela de Comercio (1921-1978), este fondo contiene unos doce mil expedientes de alumnos que cursaron sus estudios en la Escuela de Comercio de Murcia.
  • Fondo de la Escuela Normal de Murcia (1844-1970), este es otro de los fondos históricos de la Universidad de Murcia que contiene principalmente expedientes académicos y actas de la Escuela Normal de Murcia.  
  • Fondo Mariano Ruiz-Funes (1904-1953), este fondo contiene interesante documentación que reunió el ministro Mariano Ruiz-Funes a lo largo de su vida.
  • Fondo de Raimundo de los Reyes (1927-1964), fondo que contiene documentación sobre el escritor murciano Raimundo de los Reyes.
  • Colección del CEME (Centro de Estudios sobre la Memoria Educativa) este fondo está formado por los archivos personales de antiguos docentes de la universidad.
  • Fondo Félix Martí Alpera (1875-1946), el fondo incluye algunas de las obras manuscritas del escritor, silenciadas por el régimen franquista .
  • Fondo María Maroto (1878-1966), incluye escritos, documentación escolar y docente, fotografías, dibujos, y materiales didácticos diversos de la «maestra de maestras» María Maroto.

El Archivo de la Universidad de Murcia además de atender las tareas propias del servicio universitario, también ha colaborado en los siguientes proyectos:

  • Política de Gestión de Documentos Electrónicos
  • Proceso de captura de documentos electrónicos
  • Procedimiento de registro electrónico de documentos
  • Procedimientos de digitalización
  • Cuadro de clasificación
  • Modelo de gestión de metadatos
  • Procedimiento de copiado auténtico

Fuente: https://www.um.es/web/biblioteca/archivo-universitario

Archivo de la Universidad Politécnica de Cartagena.

La Universidad Politécnica de Cartagena, que existe oficialmente desde el 3 de agosto de 1998, es la universidad técnica más joven de España, aunque varias de sus escuelas se fundaron a finales del siglo XIX y principios del siglo XX como son la Escuela de Capataces de Minas y Maquinistas Conductores (actual Escuela Universitaria de Ingeniería de Caminos, Canales y Puertos y de Ingeniería de Minas) y Escuela Superior de Industria (actual Escuela Técnica Superior de Ingeniería Industrial) .

Para la gestión del fondo documental, la UPCT decide crear el archivo universitario, quedando adscrito a la Secretaría General. Tras la creación se elaboró el “Reglamento de gestión documental y archivo de la Universidad Politécnica de Cartagena”, aprobado en Consejo de Gobierno, en su sesión de 14 de diciembre de 2018.

El patrimonio documental de la UPCT está formado por el conjunto de documentos generados, recibidos, conservados o reunidos, independientemente de su soporte, en el desarrollo de sus funciones y actividades por:

a) Los órganos de gobierno y/o representación colegiados y unipersonales de la UPCT.

b) Escuelas, Facultades, Departamentos, Institutos Universitarios de Investigación y por aquellos otros centros o estructuras necesarios para el desempeño de sus funciones.

c) Los servicios administrativos.

d) Las personas físicas al servicio de la Universidad en el ejercicio de su actividad universitaria.

e) Las personas físicas o jurídicas, ajenas a la Universidad, en el desarrollo de actividades realizadas mediante delegación, contratación o convenio.

f) Las personas jurídicas participadas mayoritariamente por la Universidad.

Actualmente, el Archivo de la UPCT, al ser de nueva creación, se encuentra inmerso en la organización de sus fondos tanto históricos como administrativos, así como en la implantación y puesta en marcha del archivo electrónico para dar servicio tanto a las necesidades administrativas e investigadoras actuales.

El Archivo Universitario de la Universidad de las Islas Baleares

La “Universitat de les Illes Balears (UIB)” se adapta al carácter insular de Baleares para llegar a todos los estudiantes. Así, cuenta con tres sedes principales: una en Palma de Mallorca, otra en Menorca y una tercera en Ibiza-Formentera. Además, la UIB cuenta también con centros universitarios en una veintena de municipios.

El centro predecesor dedicado a la enseñanza superior en las Islas Baleares fue el Estudio General Luliano creado en 1483 que estuvo en funcionamiento hasta 1829 cuando un real decreto suprimió la Universidad y la convirtió en Seminario Conciliar adscrito a la Universidad de Cervera (Cataluña).

De esta manera, las Islas Baleares no tuvieron ninguna institución dedicada a la enseñanza superior hasta el siglo XX. En concreto, en 1951 se emprendió la refundación del Estudio General Luliano bajo los auspicios de la Universidad de Barcelona, que durante un tiempo ofreció estudios de filosofía i filología reconocidos por la UB. En 1972 se crearon las dos primeras facultades modernas: la de ciencias (dependiente de la Universidad Autónoma de Barcelona) y la de filosofía y letras (dependiente de la Universidad de Barcelona). Más tarde también se creó la Facultad de Derecho. Finalmente, estas facultades se segregaron de sus respectivas universidades en 1978 que con la publicación en el BOE el 18 de marzo de 1978 de la Ley 18/1978, sobre creación de una Universidad con sede en Palma de Mallorca, se crea la Universidad de Palma. En 1985 se aprobaron los Estatutos, y la Universidad pasó a ser Universidad de las Illes Balears (UIB).

El Archivo histórico de la “Universitat de les Illes Balears (AHUIB)” pertenece al Servicio de Biblioteca y Documentación. Su función es custodiar, inventariar, digitalizar, preservar y catalogar todos los fondos documentales que la Universidad ha ido recogiendo tanto de archivos administrativos propios como de personales, de instituciones y asociaciones, de donaciones o de adquisiciones. Todas las tascas que se realizan con el fin de que los investigadores puedan consultar y utilizar sus fondos para tesis, trabajos o libros.

Contiene documentos del siglo XIV al XX y se sitúa en el edificio Ramon Llull del campus universitario, a la carretera de Valldemossa.

El primer material que se recibió para formar parte de este archivo fue el 1988 y consistió en el que se ha denominado Archivo de la Antigua Universidad Luliana y de un pequeño fuentes de los Jesuitas. Toda esta documentación era al Instituto Ramon Llull de Palma.

El 1989 se incorporó el Archivo del Círculo de Obreros Católicos que hasta entonces había sido al Departamento de Historia de la Facultad de Filosofía y Letras.

Estos dos archivos se depositaron, de forma provisional, a la biblioteca del edificio Ramon Llull.

El 1990, según una resolución a la Hoja Oficial de la Universidad, del 2 de marzo, se destinó un espacio donde ubicar “el material y la documentación en lo referente al Archivo histórico de la Universidad”, al edificio Ramon Llull.

Aquel mismo año 1990 se incorporó el Archivo de la Escuela Normal de Magisterio, un archivo fotográfico y algunos papeles diversos de las casas de Son Lledó.

Desde el 1991 hasta ahora se ha ido incorporando documentación y material de archivos públicos y privados, procedentes básicamente de donaciones y compras particulares: Archivo de la Escuela Aneja de Magisterio, Archivo de Miquel Gayà Sitjar, Archivo de Jaume Rovira (cónsul del Uruguay), Archivo de la Escuela de Trabajo Social, Archivo fotográfico de Antoni Pons, Archivo de la fábrica de jabón El Nido, Archivo de Antoni Maria Thomas…

Sus fondos se pueden consultar en https://arxiu-historic.uib.cat/index.php/arxiu-historic-de-la-universitat-de-les-illes-balears

En mayo de 2021 des del AHUIB se impulsó la “Plataforma d’Arxius Històrics de les Illes Balears” una iniciativa de la UIB abierta a la cooperación con otras instituciones para facilitar la catalogación informatizada, la digitalización, la preservación a largo plazo y la difusión en abierto de la documentación que contienen los archivos históricos de las Islas Baleares, con el objetivo principal de difundir la memoria histórica y facilitar la investigación.

El proyecto inicialmente se pensó para informatizar el Archivo Histórico de la UIB pero se abrió a otros archivos y ahora forman parte del proyecto instituciones como la Reial Acadèmia de Medicina, el Col·legi Oficial de Metges i els arxius municipals de Campanet, Deià, Esporles, Montuïri, Sa Pobla i Santa Maria, i el de Porreres que está en fase de incorporación.

La Plataforma se administra desde el “Servei de Biblioteca i Documentació” de la UIB y a parte de la descripción y la catalogación informatizada también ofrece los documentos digitalizados para que se puedan consultar directamente des de internet.

El Archivo Universitario de la UNED

Este mes hacemos parada en el Archivo universitario de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED), una universidad con idiosincrasia propia: universidad pública, a distancia y de ámbito internacional.

Como su propio nombre indica, la UNED se creó en 1972 para ofrecer enseñanzas de educación superior en la modalidad de educación a distancia, metodología que ha ido actualizándose con el paso del tiempo, al actual modelo de aprendizaje on line y semipresencial.

Además de ser la primera universidad a distancia, la UNED es la universidad con mayor número de estudiantes: 260.000 aproximadamente, y con el mayor campus europeo. Aunque la sede central está en Madrid, en la actualidad tiene más de setenta centros asociados repartidos por todas las comunidades autónomas y está presente en países de Europa, América y África mediante centros de apoyo.

A partir de estas cifras se puede sacar una idea aproximada del ingente volumen de documentos que genera como resultado de sus actividades y su dispersión geográfica. El Archivo General es el servicio encargado de gestionar y conservar dicho patrimonio documental tanto para facilitar la gestión administrativa como para apoyar la investigación.

La base para ello es el sistema de gestión de documentos y archivos, que a través de diferentes instrumentos como el Reglamento del Archivo, el cuadro de clasificación, o el calendario de conservación, entre otros, ofrece diferentes servicios a la comunidad universitaria y a los investigadores para poder acceder a los documentos que solicitan. El sistema archivístico está formado por los archivos de oficinas, los depósitos de las facultades y el archivo central.

Por el volumen de documentos en papel y la dispersión de las unidades administrativas es clave una eficaz gestión de los diferentes depósitos físicos, que se acompaña de los servicios de transferencia de documentos desde las unidades administrativas a los depósitos, y de préstamo de documentos en dirección opuesta. Desde el pasado año, se ha apostado por el préstamo digital, como la vía más rápida para que las unidades administrativas puedan acceder a los documentos.

Por el mismo motivo, el otro servicio clave en el Archivo General de la UNED es la digitalización. La finalidad de los proyectos de digitalización no es sólo de garantizar la preservación a largo plazo sino también de responder a las necesidades actuales de gestión de los diferentes servicios que conforman la UNED. Se han llevado a cabo diferentes proyectos, empezando por la digitalización de las actas de los órganos de gobierno. La digitalización de los convenios institucionales se complementa con una base de datos para su consulta en línea. También se han están digitalizando las actas de calificaciones y se ha iniciado un proyecto de digitalización de las Certificaciones Académicas Oficiales (CAO).

Cabe destacar la digitalización del Fondo Fotográfico, formado por casi 30.000 imágenes, memoria gráfica de los casi 50 años de la UNED, entre las que se pueden ver los doctores honoris causa, los rectores y otras personalidades, edificios y diferentes eventos organizados en esta universidad.

Además de los fondos propios de la universidad, el Archivo General custodia otros fondos, entre ellos:

  •  Fondo de carteles “Colección Carlos Velasco”. Se trata de una selección de casi 1000 carteles publicitarios de finales del S.XIX y del siglo XX. El Archivo General está realizando la digitalización y la descripción de cada uno de ellos en una base de datos para su posterior localización. Algunos de ellos han requerido una restauración previa.
  • Fondo donado por la profesora Pilar Ruiz Va, con documentos de interés para la Historia de la Educación.

La difusión es otra de las principales líneas de trabajo del Archivo General. Entre las diferentes actividades llevadas a cabo, una de las iniciativas en el ámbito de la administración electrónica con más repercusión, por número de inscritos y por el reto tecnológico que supone su realización en streaming, es la organización de las Jornadas-Taller de archivo y administración electrónica. En sus ya 5 ediciones presenta las novedades y soluciones para la implementación de la administración electrónica, aportando diferentes visiones procedentes del sector público y de diferentes entidades privadas. Todas las jornadas  están disponibles desde la web del Archivo General.

El Archivo Universitario de la Universidad de Oviedo

La Universidad de Oviedo fue fundada por Fernando Valdés Salas en el año 1608. Sin embargo, no conocemos con exactitud la fecha de creación de su Archivo; no obstante existen documentos y estudios que nos aportan información sobre su fecha de creación. Especialmente valiosa es la que nos proporciona la Memoria de la Biblioteca de la Universidad correspondiente al año 1915 que, en relación con el Archivo Universitario, recoge lo siguiente:

“Archivo Universitario…..” Es muy verosímil pensar que su fundación fuese casi coetánea con la de este centro universitario, puesto que siendo numerosa desde un principio la concurrencia de alumnos a las distintas enseñanzas en él explicadas, muy pronto surgiría la necesidad de habilitar un local donde fuesen custodiados y debidamente ordenados, tanto los privilegios, reales órdenes, decretos y resoluciones emanadas de los poderes superiores, como el exceso de documentación que sus oficinas produjesen…”. Corrobora esta suposición el hecho de que datando la fundación de la Universidad del año 1608, se conserven en el Archivo documentos a partir desde el año 1609, que tratan sobre pleitos de la jurisdicción civil ordinaria de la Universidad; reales órdenes; provisiones del Consejo; jurisdicción universitaria; pleitos; obras pías; fundaciones para la enseñanza, etc.

Por su parte, los llamados Estatutos Nuevos, promulgados el 22 de septiembre de 1707, establecían la “custodia bajo tres llaves del Archivo Académico en la… Capilla con el mayor cuidado en la entrega y saca de papeles…”.

Finalmente, debemos hacer referencia a una Real Cédula de 1769 relativa a la creación de Directores de Universidades Literarias. En ella se dictan instrucciones para la organización de los archivos universitarios. Por lo tanto, cabe suponer que el origen del Archivo se sitúe alrededor de la fecha de fundación de la Universidad.

Lamentablemente, en el año 1934, tras el incendio del edificio histórico de la Universidad, desaparece su Archivo devorado por las llamas. En el año 1985 se aprueban los terceros Estatutos de la Universidad de Oviedo, creándose, dentro de la Biblioteca Universitaria, un Archivo Histórico de la Universidad. En el año 2003 se aprueban los cuartos Estatutos de la Universidad de Oviedo, creándose el Archivo de la Universidad; que estará formado por los archivos de gestión, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico, pasando a depender orgánicamente de la Secretaría General de la Universidad.

El Archivo está dotado de un Reglamento, que regula el funcionamiento del sistema de archivos de la Universidad, y de las instrucciones para su desarrollo.

FONDOS

Aparte del fondo institucional, repartido entre los archivos de gestión, Intermedio e Histórico, el Archivo de la Universidad de Oviedo tiene importantes fondos documentales, depositados en su Archivo Histórico:

  • Archivo fotográfico (1870-2008).-Son en total 7.865 documentos que proceden de colecciones privadas y donaciones particulares: J. Ramón Coronas, Luis Montoto, José María Campoamor, Ramón Rodríguez Álvarez, Lorenzo Arias y las pertenecientes al Patrimonio Histórico Artístico, así como fotos existentes en otros Archivos, como el de Colonias Escolares, Exposición Orígenes, separadas de los mismos por ser un soporte de diferente conservación que el papel.
  • Archivo de las Colonias Escolares de Salinas (1894-1985).- Las Colonias Escolares Universitarias de Salinas surgen en lo que se ha denominado la «edad de oro» de la Universidad de Oviedo, que transcurre entre los años 1885 y 1910. Tenían como objetivo el cuidado del desarrollo corporal de los niños y de su educación moral. En el fondo documental destacan las memorias que el director presentaba anualmente a la Junta de Colonias, verdadera radiografía de la vida de la institución, junto con las fichas que recogen datos físicos y familiares de los colonos y una serie bastante amplia de correspondencia.
  • Archivo Rafael Altamira (1896-1936).- Miembro del Grupo de Oviedo, historiador, crítico español y hombre de variados intereses científicos; autor de Historia de España y de la civilización española, Tierras y Hombres de Asturias, Psicología del Pueblo Español, etc. En 1897 obtuvo la Cátedra de Historia del Derecho de la Universidad de Oviedo. El Archivo contiene correspondencia, manuscritos personales y prensa y recortes de prensa.
  • Archivo Fermín Canella Secades (1903-1924).- Profesor de la Universidad de Oviedo y rector de la misma desde 1906 a 1914. La documentación es relativa a la Enseñanza Primaria en Asturias
  • Archivo Demetrio Espurz Campodarbe (1904-1935).- Catedrático de Física Teórica y Experimental de la Facultad de Ciencias de Oviedo y ocupó los cargos de Decano de la Facultad y Vicerrector de la Universidad. La documentación contiene correspondencia y documentos referentes a la adquisición de material científico diverso.
  • Archivo del Conde de Toreno (1363-1946).- destaca la correspondencia con la Junta General del Principado, la Audiencia y la Sociedad Económica de Amigos del País.
  • Archivo de la Casa de Meres (1501-1947).- La documentación se divide en dos secciones la propia de la Casa de Meres y la de la Escribanía de Siero y Protocolos notariales, serie muy importante, teniendo en cuenta la destrucción de los protocolos notariales del Concejo de Siero durante la Guerra Civil.
  • Archivo de la Exposición Orígenes (1992-1995).- La Exposición Orígenes tuvo su sede en la Catedral de Oviedo, se inauguró el 13 de agosto de 1993. Esta Exposición, por sus características y magnitud, ha sido el más ambicioso proyecto de este género que se ha realizado en Asturias hasta la actualidad; para ello colaboraron las siguientes instituciones asturianas; Principado de Asturias, Arzobispado de Oviedo, Ayuntamiento de Oviedo, Universidad de Oviedo y Caja de Ahorros de Asturias.

La documentación que se conserva es muy variada, informes, anteproyectos, proyectos, memorias, presupuestos, libro de honor, libro de visitantes, etc.; así como mucho material gráfico.

  • Archivo de la Asociación de Feministas Asturianas (1960-1990).- La  AFA, surge para luchar contra la situación de explotación y discriminación sufrida por las mujeres a lo largo de los siglos. Su actividad y presencia creció en fuerza e importancia y se coordinó durante años con otros grupos feministas del país para hacer campañas conjuntas.

La documentación está compuesta preferentemente por folletos, carteles, pegatinasrelativos a las actividades de la Asociación.

  • Archivo de la Asociación de Viudas Rosario Acuña (S.XX).- En plena transición democrática y estimulada por las reivindicaciones que empezaban a plantear los mutilados de las República se creó La Asociación de Viudas Rosario Acuña en noviembre de 1978. La documentación está compuesta preferentemente por folletos y carteles.
  • Archivo de los Hermanos Arias (1959-1993).- La documentación está relacionada con la enseñanza universitaria y el movimiento estudiantil español en general y asturiano en particular, producidos fundamentalmente por la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Oviedo de carácter propagandístico: pasquines, informes, llamamientos públicos, etc.; un segundo grupo de documentación está relacionado con varias organizaciones, partidos y centrales sindicales y un tercero, cuyo origen es la investigación personal de los hermanos Arias, compuesto en su mayoría por entrevistas a diversas personalidades con militancia en su época estudiantil.
  • Archivo de Eduardo Álvarez Quiñones (1914-1947).- Fue un escritor y periodista asturiano. Compuso obras de teatro, regresó a España en 1927 y escribió para las publicaciones madrileñas, Estampa, Ahora, Heraldo de Madrid, El Debate, Crónica y Norte. En 1932 fijó su residencia en Oviedo y fue nombrado gerente del diario El Carbayón. La documentación comprende manuscritos de sus artículos periodísticos y obras literarias, correspondencia y artículos de prensa.
  • Archivo Pedro Sanjurjo (1966-1981).- El Archivo recoge las vivencias de la militancia política de Pedro Sanjurjo en el PCE y CC. OO, durante el periodo 1966- 1981. Contiene manuscritos personales, correspondencia, revistas, discursos, carteles, etc.
  • Archivo de la Liga Comunista Revolucionaria (1978-1996).- La Liga Comunista Revolucionaria se constituye a nivel nacional en 1970-1971 por antiguos miembros del Frente de Liberación Popular. La LCR se define como un partido revolucionario, que rechaza cualquier forma de colaboración interclasista y propugna una federación de repúblicas socialistas fundamentadas en consejos obreros. La documentación contiene correspondencia, informes, carteles, folletos, etc. relativas a las actividades de la Liga y periódicos.
  • Archivo Gaspar García Laviana (1975-1979).- Fue un sacerdote español que luchó junto a los sandinistas nicaragüenses; estaba muy influenciado por la Teología de la Liberación que ponía en lugar preferencial la acción pastoral a los pobres. Finalmente acabó tomando las armas al entender que un cambio político pacífico no ayudaría a paliar las necesidades de Nicaragua. El Archivo nos presenta, por un lado, la documentación referida a la situación de Nicaragua y a la figura de Gaspar García Laviana; y por otro, la documentación generada por el Comité de Solidaridad con el Pueblo de Nicaragua «Gaspar García Laviana» de Asturias.

Nuestros objetivos consisten en dar a conocer y poner a disposición; tanto del personal de la propia Universidad, como del público en general la documentación existente en el Archivo.