Los archivos universitarios de la Comunidad Autónoma de Castilla y León

Desde el blog de la CAU/Crue continuamos analizando los archivos universitarios que forman parte de nuestra organización. En esta ocasión, examinamos los centros existentes de la Comunidad Autónoma de Castilla y León: los archivos de las Universidades públicas de Burgos, León, Salamanca y Valladolid y de las privadas de la Universidad Europea Miguel de Cervantes y  Pontificia de Salamanca.

El Archivo General de la Universidad de Burgos, pese a que la universidad se crea en 1994, no toma naturaleza hasta el año 2004, en el que se dota de personal específico de archivo y comienza una etapa de reorganización del Servicio y de desarrollo de un sistema de gestión integral de documentos y archivos, siendo su Reglamento de 2006 y estando adscrito a la Secretaría General de la universidad.  El Archivo custodia fundamentalmente la documentación producida por la Universidad de Burgos desde su creación, y además, un pequeño fondo histórico procedente de las antiguas Escuelas de Maestros y Comercio, y del antiguo Colegio Universitario de Burgos.

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El Archivo General de la Universidad de León. La Universidad de León fue fundada en 1979 como escisión de la Universidad de Oviedo, a partir de las diversas Escuelas y Facultades que, dependientes de aquella, existían desde mayor o menor tiempo atrás en la ciudad de León. El Archivo General, según sus Estatutos es una unidad de gestión que depende del Servicio de Bibliotecas funcionalmente, pero orgánicamente de la Secretaria General. En su web, se puede encontrar información sobre sus funciones y servicios, así como de las recomendaciones sobre cómo hacer una transferencia de documentos al Archivo.

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El Archivo de la Universidad de Salamanca tiene  sus orígenes en el siglo XIII y es el decano de los archivos universitarios españoles, pero fue a partir de 1989 cuando se reorganizó el servicio, sentando las bases del actual sistema archivístico de la Universidad, el cual está constituido por la totalidad de los archivos de gestión, los archivos centrales, el archivo intermedio y el archivo histórico de la Universidad. Destaca su Archivo Histórico, que conserva la documentación histórica producida por la Universidad, e igualmente, forman parte del mismo, entre otros, los archivos personales de Miguel de Unamuno, de Pedro Dorado Montero y de Ricardo Espinosa Maeso.

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El Archivo de la Universidad de Valladolid, institución educativa creada en algún momento de la primera mitad del siglo XIII, es prácticamente tan antiguo como la propia universidad y ha tenido diferentes vicisitudes a lo largo de su historia, fundamentalmente en el siglo XX, siendo sin duda su unión al Archivo Histórico Provincial hasta 1996 la más relevante. A partir de esa fecha empieza una etapa de reorganización de espacios, de contratación de personal archivero y de revisión y de actualización de sus instrumentos de descripción. Actualmente el sistema archivístico se rige por el Reglamento de 20 de junio de 2017, teniendo una dependencia funcional de Secretaría General y orgánica de la Gerencia.

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El Archivo General de la Universidad Europea Miguel de Cervantes. Esta universidad privada, ubicada en Valladolid y con sede también en Madrid, fue creada en 2002. El Archivo General de la UEMC es la unidad administrativa, adscrita a la Secretaría General, responsable y especializada en la organización, gestión, tratamiento, control, acceso y difusión de la documentación que constituye el patrimonio documental de la Universidad constituido por dos fondos:  El fondo UEMC, formado por aquellos documentos generados por la Universidad desde el año 2003 en el desarrollo de sus funciones administrativas, docentes y de investigación y el fondo de la Escuela Superior de Turismo de Valladolid (1967-2004), testimonio de la actividad administrativa y docente de la misma hasta su integración en la Universidad Europea Miguel de Cervantes.

El Archivo de la Universidad Pontificia de Salamanca. La Universidad Pontificia de Salamanca fue erigida en 1940 para restaurar las facultades de Teología y Cánones, suprimidas de las universidades españolas en 1852. Su estructura y organización actuales cristalizan en los años 70 del siglo XX, convirtiéndose en Universidad de la Conferencia Episcopal Española. El Archivo General se enmarca dentro de la estructura del Servicio de Bibliotecas y Archivo. Además de los fondos propios, el Archivo conserva varios fondos personales, los fondos históricos del antiguo Seminario Conciliar, de algunos Colegios Menores y del Colegio-Monasterio de San Vicente. Desde el año 2018 custodia el Archivo de Acción Católica Española.

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Con este recorrido por los archivos universitarios de Castilla y León nos despedimos hasta septiembre deseando que paséis un verano tranquilo y saludable. Cuidaos mucho.

 

El Archivo Universitario de Castilla-La Mancha

Redactamos estas líneas justo cuando finaliza el estado de alarma motivado por la pandemia de la COVID-19. Desde el inicio de este período crítico que nos ha tocado vivir, el equipo de archiveras del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) hemos continuado teletrabajando sin solución de continuidad, gracias a que, en la UCLM, el Servicio de Archivo como el resto de los servicios universitarios dispone no sólo del soporte del Área UCLM-TIC sino también de los recursos necesarios para ello: equipos portátiles personales para los empleados, conexión a una VPN corporativa, herramientas de trabajo colaborativo como el Centro de Atención al Usuario (CAU/CRM), Sitecore, Skype o las aplicaciones y servicios Microsoft 365: Office,  Teams, OneDrive, Sharepoint, …

Además de todos estos recursos, el equipo de archiveras contamos con la experiencia adquirida desde años atrás en el teletrabajo colaborativo que nos permite coordinar día a día la prestación del servicio de archivo en una institución descentralizada geográficamente como es la UCLM, única universidad en la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha. En este sentido, la estructura del Archivo Universitario de la Universidad de Castilla-La Mancha, creado en 1996, es un reflejo de la propia estructura de la UCLM organizada en cuatro campus localizados en ciudades tan alejadas como Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo. Del mismo modo, el sistema de archivos de la UCLM, regulado reglamentariamente, se  articula en el Archivo Universitario, cabecera del sistema, con sede en Ciudad Real y los cuatro archivos de campus correspondientes.

El Archivo Universitario de la UCLM es el  servicio universitario autónomo, adscrito a la Secretaria General, encargado de la gestión documental, la organización, el control, el acceso, la difusión y la conservación y preservación del Patrimonio Documental de la UCLM. Para todo ello, se cuenta con una plataforma electrónica de Archivo Universitario, en modo SaaS, que permite controlar tanto la documentación física, transferida por las unidades productoras, como archivar la documentación electrónica, enviada desde la plataforma de tramitación de la sede electrónica de la UCLM.

Es esta misma plataforma la que permite ofrecer en línea BAUL (Base de datos del Archivo Universitario en Línea), accesible tanto con perfil público anónimo como con perfiles corporativos mediante validación. En  BAUL es donde se publica vía web, desde hace veinte años, la información referencial sobre los documentos y expedientes administrativos de la UCLM y, en algunos casos, los objetos digitales o digitalizados asociados a aquellos. Por todo ello, BAUL es un instrumento que garantiza la transparencia administrativa, la protección de los datos, la seguridad de la información y el ejercicio del derecho de acceso a la información pública por parte de los ciudadanos.

En unos momentos en que, obviamente, quedaron en suspenso aquellos servicios archivísticos vinculados a los documentos físicos, tan confinados en los depósitos de documentación como nosotras en nuestras casas, nuestro repositorio institucional RUIdeRA y el gestor documental INNET-UCLM nos permitieron seguir prestando el servicio de acceso y difusión de una parte del patrimonio documental universitario custodiado en el Archivo Universitario. Mientras que en RUIdeRA, ofrecemos en acceso abierto (OA) las colecciones de tesis doctorales y trabajos fin de estudios; los documentos y expedientes de fondos históricos digitalizados, el BOUCLM y otra documentación digital institucional, con la aplicación de desarrollo propio INNET-UCLM, las archiveras controlamos la gestión documental de la normativa de la UCLM y su publicación en la web pública y en la intranet corporativa.

Nada ha cambiado en estos meses pasados en nuestra colaboración en el ámbito cooperativo archivístico, que se articula en recursos colaborativos y productos telemáticos. Por una parte, hemos seguido trabajando con los grupos de trabajo de la CAU/Crue, muy especialmente en los de Comunicación y Linked Open Data (LOD), en cuya coordinación participamos, así como en el grupo de identificación, valoración y clasificación de series documentales. Por otra parte, hemos seguido manteniendo los proyectos del Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Españoles y el Mapa Interactivo de Archivos Iberoamericanos que, desde el año 2002 y 2006 respectivamente, el Archivo UCLM desarrolla por propia iniciativa y publica en su página web con el objetivo de contribuir a la difusión de los archivos universitarios.

Y finalmente, nuestra actividad de difusión también se mantuvo e incrementó tanto en la página web  como en la participación en redes sociales como Facebook, Twitter o el blog  “Archiveras blogueras” .

Imagen destacada: Edificios del Rectorado de la UCLM, sede del Archivo Universitario en Ciudad Real, y del Vicerrectorado de Albacete, sede del Archivo del Campus de Albacete

Los archivos universitarios españoles en la Semana Internacional de los Archivos 2020

A pesar de la situación de emergencia sanitaria que estamos viviendo actualmente, el mundo de los archivos ha podido celebrar, durante los días 8 al 14 de junio, la Semana Internacional de los Archivos, destacando en ella la fecha más importante: el día 9 de junio,  Día Internacional de los Archivos.

Este año, el  International Council on Archives (ICA) propuso como tema central para la celebración la semana “Empoderar sociedades del conocimiento”, un programa marco de actividades a realizar con una agenda de eventos abierta a todos los archivos que quisieran difundir por ella sus propias actividades.

En el ámbito español, destacó la actividad denominada “Café con la CAU”, coordinada por el Comité Ejecutivo de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas, a propuesta del grupo de trabajo de Comunicación de la propia CAU/Crue. Esta innovadora actividad consistió en un encuentro informal de los miembros de la CAU, en torno a un café virtual,  donde se expusieron algunas  experiencias de archivos universitarios de la actividad profesional durante el confinamiento. Ha sido una actividad que ha tenido muy buena acogida y quien sabe si el próximo año no volverá a repetirse.

Por otra parte, algunos archivos universitarios españoles, utilizando la tecnología que tenían a su alcance, desarrollaron numerosas actividades virtuales, diversas y muy entretenidas. Por un lado, se pudieron realizar visitas virtuales a las instalaciones del Archivo de la Universidad de Alcalá de Henares (UAH), el Archivo de la Universidad Pompeu Fabra (UPF), el Archivo de la Universidad de Cádiz (UCA) o el Archivo de la Universidad de Navarra (UNAV).

Además, tanto la CAU como numerosos archivos universitarios publicaron videos de diversa temática: sobre los fondos que custodian, su historia o sus instalaciones en los casos del Archivo de la Universidad de Zaragoza (UNIZAR), el Archivo de la Universidad de Vic (UVIC) o el Archivo de la Universidad de Lleida (UDL); el vídeo  realizado por el grupo de trabajo de comunicación de la CAU presentaba las actividades y grupos de trabajo de la CAU mientras que el video del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) titulado De la A a la Z #UnArchivoEs se  realizó en el marco del proyecto convocado por el ALA/ICA.

Diferentes archivos desarrollaron campañas de difusión de sus fondos e historia en la redes sociales como el Archivo de la  Universidad Complutense de Madrid (UCM), que lo hizo a través de fotos comentadas, mientras que otras opciones fueron participar en o  visitar las exposiciones virtuales que nos presentaron el Archivo Histórico de la Universidad de Santiago (USC) y el Archivo de la Universidad de Granada (UGR) o el tradicional Quiz Game del Archivo de la Universidad de Jaén.

En resumen, las circunstancias extraordinarias que han rodeado la celebración de esta Semana Internacional de los Archivos 2020, con los archiveros confinados, los servicios presenciales suspendidos y los archivos cerrados, no ha sido óbice a la realización de numerosas actividades on line en los archivos de todo el mundo que han hecho de estos dias una celebración virtual, innovadora y globalizada en donde la participación de los archivos y los archiveros no ha decaído, sino todo lo contrario, pudiéndose decir que se han reinventado a la hora de proponer y desarrollar actividades enfocadas a mostrar a la ciudadanía en general la dimensión social de la labor y los servicios que  los archivos prestan a la ciudadanía.

El Archivo de la Universidad de Cantabria

En funcionamiento desde el año 2005, el Archivo General de la Universidad de Cantabria es el servicio universitario adscrito a la Secretaría General que integra todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material generados por la Universidad en el desarrollo de su actividad académica y administrativa.

El Archivo General dedica su actividad a la organización y el tratamiento archivístico del fondo documental generado por la Universidad y de los fondos históricos custodiados por esta. Siendo su finalidad la de proporcionar el acceso a la referida documentación y contribuir a la racionalización y la calidad del sistema universitario.

El Archivo General de la Universidad de Cantabria se ha ido consolidando progresivamente como uno de los servicios universitarios comunes de la institución, contando desde el año 2013 con un reglamento propio aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad.

Con respecto a sus fondos documentales, destacan: el fondo administrativo de la Universidad de Cantabria, el fondo de la antigua Escuela del Magisterio de Santander, el fondo de la Escuela del Magisterio “Sagrados Corazones” de Torrelavega, el fondo de la Escuela de Industriales de Santander, el fondo del Colegio Mayor universitario “Juan de la Cosa” y el fondo de la Asociación para la defensa del patrimonio bibliográfico y documental de Cantabria (DOC).

En su página web se puede consultar la ficha de descripción ISDIAH del Archivo, los servicios que se prestan (Transferencias, consulta y préstamo de documentos, acceso a diferentes materiales de apoyo y recomendaciones, etc.) y toda la información relativa a la Comisión de Archivo de la Universidad incluidos sus acuerdos y el procedimiento de valoración, conservación y selección de documentos que se lleva a cabo en la misma.

El Archivo General también colabora en la transformación digital de la Universidad mediante su participación en el Plan de Impulso de la administración electrónica que ha sido asumido como uno de los objetivos fundamentales del Plan Estratégico de la Universidad de Cantabria 2019-2023.

Los archivos universitarios canarios

Desde el blog de la CAU/Crue continuamos analizando los archivos universitarios que forman parte de esta organización. En esta ocasión, examinamos los centros de la Comunidad Autónoma de Canarias: el archivo de la Universidad de La Laguna y el de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

El Archivo de la Universidad de La Laguna lleva en funcionamiento desde 2005 dependiendo de la Secretaría General. Los fondos que custodia abarcan un período comprendido entre 1817 y la actualidad, incluyendo fondos históricos y administrativos, tanto producidos por la propia Universidad como por la Escuela Normal de Tenerife, la Escuela de Comercio y la Escuela de Náutica de Santa Cruz de Tenerife.

En su web, se pueden encontrar enlaces interesantes como: la solicitud de consulta al archivo, la solicitud de préstamo interno a las oficinas y la solicitud de préstamo para exposiciones. Además de las recomendaciones sobre cómo hacer una transferencia de documentos al Archivo.

Por otro lado, el Archivo de la Universidad de Las Palmas de Gran Canarias nos indica desde su web todos los servicios que realiza: la comisión de valoración y selección de la documentación, el manual de procedimiento para los archivos de oficina, el cuadro de clasificación, la transferencia de documentos, los instrumentos de descripción, la consulta de documentos y su préstamo, además de las normas archivísticas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Respecto a sus fondos documentales, destacan: el fondo administrativo y académico generado por la extinta Universidad Politécnica y por la , los documentos relativos a la antigua Escuela de Comercio de Las Palmas, el fondo documental de la Escuela Normal de Maestros, el fondo personal del aparejador José María Emperador Oraá, la documentación rescatada de la extinta Comisión Regional para la Exportación del Plátano y el fondo documental histórico de la Caja de Canarias. También es importante reseñar sus apartados relativos a los archivos de oficinas, normas y solicitudes y transferencia, destacados en la web como accesos directos.

 

Los archivos universitarios aragoneses

La Comunidad Autónoma de Aragón, tiene dos universidades: una universidad pública, la Universidad de Zaragoza, que constituye el elemento central del Sistema Universitario de Aragón y cuenta con campus en Huesca, Teruel y Zaragoza, además de cinco centros adscritos y una universidad privada, la Universidad San Jorge, reconocida mediante la Ley 1/2005, de 24 de febrero.

El Archivo de la Universidad de Zaragoza se remonta a 1583 y su funcionamiento se recoge en los primeros estatutos de la universidad.

A pesar de que el Archivo Histórico y el Archivo Central dependieron orgánicamente durante años de la Biblioteca y del Secretario General respectivamente, en 2007 se aprobó el Reglamento del Archivo Universitario y se creó el Sistema Archivístico universitario, lo que favoreció, finalmente, la actual adscripción de todos los archivos del sistema al Secretario General.

Aunque no se conserva la documentación de su etapa fundacional, debido entre otros acontecimientos al Sitio de Zaragoza en 1809, se conservan algunos documentos del Colegio de San Vicente Ferrer (1587-1623); Colegio del Torrejón (1645); series fundamentales como los Libros de Gestis (de 1671 a 1857), que recogen los claustros universitarios y son la fuente documental más importante para reconstruir la historia de la Universidad de Zaragoza; Libros de Matrículas (1646-1835); Libros de Aprobaciones (1685-1835), etc. Además, se custodian expedientes académicos y personales de personajes ilustres como, Ramón y Cajal, José Martí, Leopoldo Alas Clarín, María Moliner, entre otros.

A parte del fondo generado por la propia Universidad se conservan diferentes fondos de las antiguas escuelas profesionales de Zaragoza: Escuela Superior de Maestros, Escuela Superior de Maestras, Escuela de Comercio y Escuela de Ingenieros Industriales. 

Además de tesis doctorales, custodia una interesante Colección de materiales gráficos estructurada en: Colección Fotográfica, Colección de Carteles y Colección de Planos.

El Archivo Universitario de Zaragoza dispone de un catálogo en línea para realizar la consulta de su fondo.

El Archivo Universitario de Zaragoza está implicado en la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital.

 

 

 

 

Los archivos universitarios andaluces

La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas está formada por los archivos de cincuenta y seis  universidades españolas. Una de las comunidades autónomas que posee mayor número de archivos universitarios es Andalucía. Las doce universidades, once públicas y una privada que integran el Sistema Universitario Andaluz suman en total nueve archivos universitarios, puesto que la Universidad de Sevilla cuenta con dos: el archivo universitario y el archivo histórico universitario.

En Andalucía existen archivos universitarios relativamente jóvenes, al igual que las universidades a las que pertenecen, como son los casos de los archivos de las universidades de  Almería, Cádiz, Córdoba, Huelva, Jaén y Málaga. A pesar de su creación en el último tercio del siglo XX, estas universidades custodian no sólo el fondo documental de sus respectivas universidades, sino que poseen fondos más antiguos procedentes de la actividad de centros e instituciones docentes  “heredados” por la universidad como, por ejemplo, es bastante común que conserven los fondos de las Escuelas Normales de Maestros y Maestras o, en el caso de Córdoba, el fondo de la Escuela y Facultad de Veterinaria.

Los casos de los archivos de la Universidad de Sevilla y la Universidad de Granada son diferentes al resto ya que son universidades centenarias y poseen un importante fondo histórico. Destacaríamos, a modo de curiosidad, que el archivo universitario de Granada, conserva los fondos de los Colegios Mayores de Santa Cruz de la Fe y Santa Catalina Mártir (1536) así como el expediente académico de Federico García Lorca, mientras que el Archivo Histórico de la Universidad de Sevilla custodia documentación desde el año 1505, en sus inicios como Colegio Universidad de Santa María de Jesús.

Todos y cada uno de los archivos universitarios andaluces al igual que el resto de los archivos universitarios españoles trabajan para adaptarse a los nuevos retos y necesidades tecnológicas que la sociedad demanda y satisfacer las necesidades de información y contribuir en el avance del conocimiento, la investigación y la cultura

Más información: Directorio CAU/Crue

Los grupos de trabajo de la CAU/Crue

La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas, formada desde 1994 por los técnicos de las universidades tanto públicas como privadas, lleva a cabo su labor a través de los grupos de trabajo creados cada año en el transcurso del pleno que se celebra coincidiendo con las Jornadas de Archivos Universitarios Españoles.

Son numerosos  los grupos de trabajo que han existido a lo largo de la ya dilatada trayectoria de la CAU ocupándose de aquellos temas que más necesidad o interés suscitaban en cada momento. Actualmente, son diez los grupos de trabajo que se encuentran activos, pero han sido otros muchos los que ya han cesado su actividad por haber cumplido con su misión.

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A medida que los años pasan, la sociedad cambia y con ella las necesidades de la CAU. Como consecuencia de ello, encontramos grupos tan dispares como el grupo de fondos históricos hasta el grupo de Linked Open Data o el de Administración Electrónica que se ocupan de temas de gran importancia para el mundo de los archivos, en plena transición del archivo físico al archivo electrónico. Para más información sobre los grupos de trabajo de la CAU/Crue, consultar http://cau.crue.org/actividades/grupos-de-trabajo/

Termina el año, se aproxima la nueva década…

Al terminar 2019, nos acercamos al final de una década que ha sido muy importante para los archivos, en la que muchos de ellos se han vuelto más accesibles, más visibles, más útiles a la sociedad en general comparándola con décadas anteriores. Durante estos años han sido cada vez más los archivos que han implementado la tecnología en sus sistemas de trabajo y de comunicación.

De la misma manera la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas CAU/CRUE formada por todos los archivos de las universidades españolas se  han sumado a dichos archivos para tener una mayor accesibilidad y difusión a través de numerosos canales de comunicación como son su página web, sus perfiles de Facebook y  Twitter y también su Blog.

Con el fin de mantener actualizados todos estos canales existe desde el año 2015 el Grupo de Trabajo de Comunicación de la CAU/Crue formado por miembros de diversos archivos universitarios españoles que cada año se renueva con miembros nuevos. Es un grupo muy dinámico que trabaja para comunicar la información que general y se genera sobre la Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas

En el año 2020, el Grupo de Trabajo de Comunicación seguirá con su actividad informativa y proyectos nuevos que esperan ver pronto la luz.

Los miembros del Grupo de Trabajo de Comunicación os deseamos una Feliz Navidad y un Próspero Año 2020.