Blog de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas CAU/Crue

Los Archivos Universitarios de la Comunidad Autónoma de Cataluña

El modelo universitario en Cataluña tiene como objetivo garantizar la excelencia y la captación de talento mediante la internacionalización de las universidades catalanas y el desarrollo de planes de mejora de la calidad.

En Cataluña hay doce universidades que integran el Sistema Universitari Català de las cuales siete son universidades públicas, cuatro privadas y una virtual. De estas doce universidades, diez forman parte de la CAU, estas son:

Universitat Autònoma de Barcelona

En 1968 se promulga el decreto de creación de la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) bajo lo principios de autonomía, participación y compromiso social. En el mismo año se crean las primeras cuatro facultades: Letras, Medicina, Ciencias y Ciencias Económicas, en Cerdanyola del Vallès, lejos de Barcelona para mantener alejadas las protestas estudiantiles contra el régimen franquista.

El Archivo y el Registro General de la UAB, que dependen funcionalmente de la Secretaría General y orgánicamente de la Gerencia, están gestionados por la Oficina de Gestió de la Informació i de la Documentació que también se encarga de los proyectos de administración electrónica y otras herramientas, como el DATA de la UAB.

Los fondos del Archivo están integrados por la documentación administrativa, académica, económica y financiera, de docencia e investigación de la UAB.

Universitat de Barcelona

La Universidad de Barcelona (UB) fue fundada el año 1450 por el Rey Alfonso V el Magnánimo con el nombre de Estudio General de Barcelona. En 1715 , tras el Decreto de Nueva Planta, se trasladó su sede a Cervera en donde permaneció hasta 1837, mencionándose por primera vez la existencia del Archivo en 1726.

El Servicio de Gestión Documental y Archivo coordina el Sistema de Archivo de la UB que es el encargado de custodiar, preservar, conservar y difundir el Patrimonio Documental. Para ello cuenta con el UBDOC (Universitat de Barcelona Documents), que le permite gestionar los documentos que custodia en sus depósitos, y DOCUMENTUM, herramienta de gestión de los procesos administrativos, base de la implementación de la administración documental en formato electrónico. En el año 2007 la Secretaria General de la Universidad recobró el Archivo Histórico y lo incorporó en su acción estratégica para el sistema.

Por su antigüedad, el subfondo más relevante de la UB es el de la Universidad Literaria de Cervera (1717-1842). Sus primeros documentos son de carácter económico y todos ellos están vinculados a las fuentes de financiación para la universidad.

Universitat de Girona

La Universidad de Girona (UdG) fue reconocida como universidad pública en 1991, aunque su antecedente histórico, el Estudio General, fue creado en 1446 por el rey Alfonso el Magnánimo. La universidad está formada por tres campus: Barri Vell, Centre y Montilivi y el Parque Científico y Tecnológico de Girona.

En el año 1993, para mejorar la gestión administrativa y conservar la documentación histórica y de investigación, se creó el Archivo de la Universidad que actualmente se denomina “Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre” ya que además de las tareas comunes de archivo y gestión documental también participan en la definición e implementación de las políticas de digitalización y de administración electrónica de la universidad . Su proyecto más destacable ha sido la concepción, diseño y implantación, conjuntamente con el Servicio Informático de la UdG, de una plataforma de gestión documental y archivo (DOCUdG) que integra de manera totalmente transparente los contextos electrónicos y analógicos

Además del fondo propio de la Universidad se custodian 9 fondos más, de las entidades predecesoras a la UdG como el de la Escola Normal de Mestres de Girona (1914-1972).

Universitat de Lleida

La Universidad de Lérida (UdL) se creó en 1991, aunque es la más antigua de Cataluña y una de las más antiguas de Europa. Sus orígenes se encuentran en el antiguo Estudi General de Lleida, creado en el año 1300, que se cerró en 1717 por orden de Felipe V.

El Archivo y Gestión de Documentos de la Universidad de Lleida (UdL) se creó en septiembre de 2004, cuando la UdL ya llevaba una andadura de trece años, pero no le ha impedido avanzar en dar servicio a su administración y trabajar por el patrimonio documental y la memoria de la Universidad. Es la unidad encargada de coordinar el sistema de gestión para los documentos (SGD), primer SGD auditado y certificado en España según la norma UNE ISO 30301.

El trabajo tenaz está permitiendo a la UdL disponer de un SGD cada vez más robusto, con una administración inclusiva e integrada del documento. No sin retos para su gestión, disposición, conservación y preservación a largo plazo y difusión, en la medida de lo posible, como procesos transversales de la organización universitaria cada vez más compleja y con espíritu de servicio a su comunidad y sociedad territorial que la rodea.

Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya

La Universidad de Vic se creó en 1997, es una universidad joven regida por la Fundación Universitaria Balmes, con Campus en la ciudad de Vic, Manresa y Granollers. En 2014 se firmó el acuerdo de federación con la Fundación Universitaria del Bages que dio lugar a la denominación actual de Universitat de Vic – Universitat Central de Catalunya (Vic-UCC), que ha permitido consolidar una universidad en la Cataluña Central, fuera del área metropolitana.

El “Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre” se creó en 2004 y, actualmente, depende funcionalmente de la Secretaria General y Gerencia de la Universidad. Ofrece los servicios básicos de un archivo y desde del curso 2017-2018 se amplían sus funciones potenciando especialmente la administración electrónica.

Custodia 3 fondos documentales: el fondo propio de la Universidad, el fondo patrimonial de la empresa de diseño “EumoGràfic” y el fondo personal del escritor Emili Teixidor, en colaboración con la Biblioteca.

Cabe destacar su proyecto nacido el año 2016, “Projecte Arrels”, primer archivo fotográfico abierto de una universidad catalana, con el objetivo de difundir y dar acceso a la memoria gráfica de la UVic-UCC con más de 8000 imágenes descritas y accesibles a través del Arxiu Històric Fotogràfic de la UVic–UCC

Universitat Internacional de Catalunya (UIC Barcelona)

La Universidad Internacional de Cataluña es una universidad privada, sin ánimo de lucro, promovida y creada en el año 1997 por la “Fundació Familiar Catalana”. Con una perspectiva internacional, un enfoque holístico del aprendizaje y manteniendo los valores humanistas, la UIC Barcelona proporciona educación superior de calidad en sus ocho facultades, cuatro institutos de investigación y una Escuela de Doctorado, repartidos en dos campus, uno en Barcelona y otro en Sant Cugat del Vallès.

Su Archivo General, adscrito a la Secretaria General, tiene como función la gestión de la documentación generada y recibida de los diferentes órganos que componen la Universidad en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora. Es el servicio responsable de la organización, gestión, tratamiento y difusión de los documentos que constituyen el patrimonio documental de la Universidad.

El Archivo General de la UIC Barcelona está considerado como un servicio universitario único y funcional que integra todo el ciclo de la evolución documental, siempre de acuerdo con los criterios técnicos y legales establecidos. La coordinación del sistema archivístico corresponde al responsable del Archivo General

Universitat Oberta de Catalunya

La Universitat Oberta de Catalunya (UOC) es una universidad de gestión privada que nace en 1995 como la primera universidad en línea del mundo. Es una universidad innovadora, que tiene como misión formar a las personas a lo largo de la vida.

El Archivo de la UOC tiene su sede en Barcelona y se formalizó en 2013, año en el que también se crea el Servicio de Archivo y Gestión Documental. En 2015 asume la gestión del Registro de la Universidad y se aprueba el Reglamento del Archivo. Depende orgánicamente del Secretario General y funcionalmente de la Gerencia. Así mismo, da soporte a los diferentes servicios de administración electrónica de la organización. Tiene por misión velar por la preservación, organización, tratamiento, accesibilidad y difusión del patrimonio documental de la Universidad y de sus empresas vinculadas a la Fundación.

Consta de cuatro depósitos físicos y cuatro secciones que son la académica, la histórica, la administrativa y la institucional y dispone del Gestor Documental Consorciado (GDC) como principal herramienta tecnológica de gestión. En su página web se puede consultar el modelo de gestión o los servicios que ofrece como préstamos, consultas, transferencias y manuales de usuario.

Universitat Politècnica de Catalunya (UPC)

La Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) es una institución pública de investigación y educación superior en los ámbitos de la ingeniería, la arquitectura, las ciencias y la tecnología fundada en 1971. Sin embargo, su origen se remonta a escuelas técnicas existentes ya a mediados del siglo XIX como, por ejemplo, la Escuela de Ingenieros Industriales de Barcelona (1851). Sus centros se distribuyen en campus situados en diferentes ciudades: Barcelona (cuatro campus), Castelldefels, Manresa, Sant Cugat del Vallès, Terrassa y Vilanova i la Geltrú.

En su creación la Universidad no se dota de un servicio de archivo propiamente dicho. El fondo documental de la UPC nace de la agrupación de los distintos fondos de cada una de las escuelas y facultades que se han integrado a la Universidad. La Oficina de Documentación y Archivo se crea finalmente en 1996 y, desde 2007, está integrada al Servicio de Bibliotecas, Publicaciones y Archivo. También en 2007 se inicia el proyecto de implementación de la administración electrónica en el que trabaja desde el principio junto con otros servicios de la Universidad.

Además de los fondos textuales, el Archivo de la UPC lidera el proyecto Memoria Digital UPC en el cual se recoge, digitaliza y publica en acceso abierto el fondo fotográfico de la UPC.

Universitat Pompeu Fabra

En junio de 1990 el Parlamento de Catalunya dio luz verde a la creación de una nueva universidad pública en Cataluña, la Universidad Pompeu Fabra (UPF), así denominada en homenaje a quien fue el ordenador de la lengua catalana moderna, e inspirada en los principios de libertad, democracia, justicia, igualdad, independencia y pluralidad. La UPF se ha estructura en siete facultades, una Escuela Superior Politécnica, ocho departamentos y dos parques científicos: Parque de Investigación UPF y Parque de Investigación Biomédica de Barcelona

A partir de febrero de 1991 se pone en funcionamiento el Archivo de la UPF, unidad adscrita a la Oficina de la SecretarÍa General de la Universidad, para organizar la gestión de los documentos y del archivo, así es que, desde el inicio de la Universidad, queda reflejada en su organigrama la unidad funcional del Archivo General, unidad de carácter central que da servicio a toda la estructura administrativa y académica de la Universidad.

El Archivo General comenzó a trabajar en tres grandes líneas: el estudio de la automatización de la gestión de la documentación administrativa y del archivo, el establecimiento del sistema de la gestión de los documentos – en una primera fase el cuadro de clasificación y el manual de instrucciones de los archivos de gestión -, y la organización de los cursos de formación para los usuarios del sistema.

Universitat Rovira i Virgili

La URV fue creada en 1991 por el Parlamento de Cataluña a partir de centros universitarios que ya existían; se recuperaba así la Universidad de Tarragona del siglo XVI. Desde su puesta en marcha, ha tenido un objetivo muy claro: poner el conocimiento al servicio de la sociedad para contribuir al desarrollo social y económico de su entorno, un contexto que se ha ido transformando con el paso del tiempo. Las cerca de 50 titulaciones que ofrece se agrupan en doce centros propios y dos centros adscritos distribuidos entre Tarragona, Reus, Vila-seca, Tortosa y El Vendrell.

El Archivo de la URV, adscrito a la Unidad de Gestión Documental y Archivo, se creó en 1997 para preservar el patrimonio documental de la URV y poner a disposición de toda la comunidad universitaria y de la ciudadanía en general la documentación que custodia, con las garantías legalmente establecidas.

El Archivo de la URV, custodia los siguientes fondos documentales: Fondo de la Universitat Rovira i Virgili (desde 1992); Fondo de la Universitat de Barcelona: División VII, de los Centros Universitarios del Camp de Tarragona (1984-1991); Fondo de la Escuela Normal de Maestros (1845-1972); Fondo del maestro Pau Delclòs (1898-1931), y el Fondo personal Antoni Rovira i Virgili (1882-1949) periodista, escritor y político que da nombre a la universidad.

Los archivos universitarios de la Comunidad Foral de Navarra

Retomamos nuestro paseo bloguero por los archivos universitarios de la Comunidad Foral de Navarra. En esta comunidad autónoma hay dos universidades, una pública y otra privada, a las que corresponden sendos archivos muy diferentes entre sí: el Archivo de la Universidad de Navarra y el Archivo de la Universidad Publica de Navarra.

EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD DE NAVARRA

El Estudio General de Navarra fue creado en 1952 por impulso de san Josemaría Escrivá de Balaguer, fundador del Opus Dei. Desde el primer momento lo que se quería poner en marcha era una universidad, pero la legislación vigente reservaba con exclusividad esa denominación para las del Estado. En 1953 la Santa Sede y el estado español firmaron un concordato que, entre otras muchas cuestiones, abría la posibilidad a que la Iglesia creara universidades en España. De ese modo, en 1960, el Estudio General de Navarra fue erigido en Universidad por la Santa Sede. En 1962, el estado español estableció un marco legal para el reconocimiento de todas las universidades que pudieran erigirse por la Iglesia. Este convenio comportó la ruptura del monopolio universitario estatal en España, y estableció una serie de requisitos para el reconocimiento de los estudios realizados en España en universidades de la Iglesia. La Universidad de Navarra fue el primer centro que cumplió todos y, por ello, el 8 de septiembre de ese año el Estado reconoció los estudios realizados en ella. Se convirtió así en la primera universidad no estatal española con plenas prerrogativas para otorgar los títulos de las correspondientes carreras.

Desde sus comienzos, con una gran sensibilidad por su memoria histórica, custodió con esmero toda su documentación; pero no fue hasta 2005 cuando su Archivo General fue erigido como uno de los servicios centrales de la Universidad. Un año más tarde, se aprobó la Instrucción de Gobierno por la que se rige el Archivo.

En enero de 2011 estrenó su archivo electrónico ARCHIVIUN. Este dota a la Universidad de un instrumento para la gestión integral de sus documentos electrónicos, de tal modo que se garantiza la incorporación de estos al Sistema de Archivo, su conservación y su disponibilidad a largo plazo. De ello se da detallada noticia en el artículo “El Archivo General de la Universidad de Navarra” escrito por todos sus archiveros y publicado en la revista Príncipe de Viana en 2016.

También forman parte del patrimonio documental de la Universidad los fondos documentales de personas físicas o jurídicas incorporados por donación. En la actualidad, se conservan 285 fondos personales, familiares y de empresa, y 34 colecciones. La mayoría de estos fondos pertenecen a personajes de la vida pública española: políticos de todas las tendencias, empresarios de diferentes sectores, científicos, escritores, arquitectos, periodistas, abogados, obispos, miembros de asociaciones de ámbito nacional o internacional, intelectuales, militares, editores… y un largo etcétera. También hay un considerable número de fondos de familias de la nobleza española. En el artículo antes citado también se detalla los procesos y procedimientos que se siguen con todos los fondos donados.

Dentro de los fondos donados, la Universidad de Navarra custodia veintiún archivos de arquitectos. Estos fondos requieren un tratamiento archivístico algo diferente debido a sus peculiaridades. El Archivo, como miembro institucional del Consejo Internacional de Archivos, ha ocupado en los últimos 8 años, consecutivamente la secretaría y presidencia del comité ejecutivo de la sección profesional de Archivos de Arquitectura ICA-SAR.

Además de la web del Archivo General, para facilitar el acceso a los fondos donados, se ha elaborado una web específica. En ella, se actualizan aquellos que ya están organizados y clasificados, con sus correspondientes instrumentos de descripción. En ella, se actualizan aquellos que ya están organizados y clasificados, con sus correspondientes instrumentos de descripción. Los fondos se presentan por orden alfabético, pero también se pueden buscar por palabras claves. Igualmente, en dicha página se encuentran diversos formularios para solicitar: la consulta a los fondos, la cita previa a la sala de investigadores, las peticiones de unidades de instalación, las reproducciones y el servicio de búsquedas.

EL ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA

La Universidad Pública de Navarra nació en 1987 como un instrumento al servicio de la Comunidad Foral, para contribuir al avance cultural, científico y técnico de la misma. El Archivo General de la UPNA toma carta de naturaleza en 1999-2000. En 1999 se crea la Sección de Archivo, y el 7 de marzo de 2000, la Junta de Gobierno aprueba el Reglamento del Archivo General. De acuerdo con el Reglamento, el Archivo General “es la unidad responsable de garantizar la organización, accesibilidad, tratamiento y difusión del patrimonio documental de la Universidad” y le corresponde “organizar, recoger, evaluar, gestionar y difundir los documentos producidos por la Universidad”.

Desde sus inicios, el Archivo General de la Universidad Pública de Navarra hizo una apuesta estratégica por la implantación, a medio-largo plazo, de un sistema de gestión integral de documentos y archivos. El modelo de gestión documental de la UPNA se ha inspirado en principios metodológicos y conceptuales acordes a las recomendaciones y normativa que dictan los organismos internacionales que abordan la gestión de documentos y archivos.

La gestión integral de documentos y archivos supone la implicación activa del Archivo General en todo el ciclo de vida de los documentos con el objeto de conseguir la aplicación de técnicas archivísticas desde la creación de los documentos. El Archivo se involucra en la vida administrativa de la Universidad, especialmente en el tratamiento de la documentación activa, por considerar que una intervención eficaz en la primera fase del ciclo de vida de los documentos es la mayor garantía de conseguir una organización documental de calidad en el futuro. Es también por esta razón por la que, desde los inicios de su andadura, se ha trabajado intensamente en todo lo referente a asumir los retos que plantea la gestión de documentos electrónicos. El Archivo encara estos desafíos con una base muy sólida y desde una trayectoria consolidada, pero consciente de la dificultad que entraña el proyecto que exige trabajo multidisciplinar y formación constante.

El Archivo General tiene establecido un sistema regular de transferencias de documentos desde las unidades administrativas a las dependencias del Archivo. Anualmente se elabora un calendario, en función del cual se va remitiendo la documentación. La identificación y valoración de las series documentales se lleva a cabo a través del trabajo que realiza la Comisión de Archivo que desde el año 2001 ha evaluado 129 series. Para toda la documentación del fondo de la Universidad Pública de Navarra, se hace un importante esfuerzo descriptivo para garantizar el acceso a los documentos a través de las consultas y el préstamo.

El Archivo no desarrolla una política activa de adquisición de fondos externos a la UPNA, aunque, de acuerdo con su Reglamento, se admiten y pasan a conformar el patrimonio documental de la UPNA. Entre sus objetivos está el de potenciar el uso académico y de investigación de sus fondos, así como su difusión, ya que el Archivo histórico tiene una función social que trasciende a la propia Universidad.

El Archivo custodia los siguientes fondos:

Fondo de la Universidad Pública de Navarra desde su creación en 1987

Grupo de Fondos de las Antiguas Escuelas universitarias existentes en Navarra con anterioridad a la creación de la Universidad en 1987, que comprenden los estudios de Agrónomos, Magisterio, Trabajo Social, Comercio, Empresariales, Estudios Sanitarios y Estudios Sindicales.

Fondo de la Fundación Jaime Brunet

Fondo Esteban González de Linares

Fondo Familia Arteta Sesma

Fondo de la Caja de Ahorros Agrícola de Tafalla

En 2019 la UPNA obtuvo la certificación de su Sistema de Gestión para los documentos conforme a la norma UNE-ISO 30301:2011 para el alcance: “La creación, control, tratamiento archivístico, acceso y difusión de los documentos de la Universidad gestionados por la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General de la Universidad Pública de Navarra.” Este logro demuestra de forma inequívoca que la organización apuesta por una gestión de documentos excelente como elemento insustituible para la eficacia y eficiencia administrativa, y en la protección y salvaguarda de su patrimonio documental.

2020, un año difícil de olvidar. 2021, un año para la esperanza

No cabe duda de que, para todos, el año 2020 ha sido un año muy difícil y cargado de incertidumbre. La pandemia nos pilló por sorpresa, pero poco a poco nos fuimos adaptando a la situación para poder seguir adelante con nuestra actividad profesional, utilizando todos los métodos y medios a nuestro alcance para suplir la falta de presencialidad.

Para la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas CAU/Crue, la actividad más importante son sus jornadas anuales donde los archiveros de todas las universidades españolas, tanto públicas como privadas, se encuentran cada año para intercambiar experiencias y profesionalidad. Este año tuvieron que ser aplazadas y finalmente suspendidas, aunque no por ello la CAU ha dejado de reunirse, pues encontró la ocasión perfecta para hacer un encuentro virtual de todos los archiveros universitarios con motivo del Día Internacional de los Archivos en la actividad “Café con la CAU”, donde se intercambiaron las experiencias profesionales desarrolladas en tiempos de pandemia.

Recientemente, se celebró también de manera virtual la Asamblea Plenaria anual con gran éxito de participación en donde se informó a los asistentes virtuales de todas las novedades que acontecen, se presentaron los informes de los grupos de trabajo y se acordaron aquellas cuestiones necesarias para el buen funcionamiento de la CAU hasta las próximas Jornadas que esperamos poder celebrar en Badajoz, organizadas por la Universidad de Extremadura.

Con nuevos objetivos por cumplir, los grupos de trabajo de la CAU ya ponen su foco en 2021 y, nosotros, los miembros del grupo de trabajo de Comunicación os deseamos un nuevo año mucho más amable que el que ahora dejamos atrás y lleno de buenas noticias para comunicaros a todos.

!FELIZ Y SOLIDARIO 2021!

Alicia (UAH), Ana (UCLM), Lidón (UJI), Miguel Ángel (UPV/EHU), Nuria (UVIC) y Pilar (UCLM)

Con nuestros mejores deseos…

Los archivos universitarios de la Comunidad de Madrid

Continuamos en el blog de la CAU/CRUE ofreciendo un suculento repaso a los archivos universitarios que forman parte de nuestra organización, y en concreto, hoy, a los centros pertenecientes a las Universidades de la Comunidad Autónoma de Madrid, entre las que encontramos tres privadas (CEU, Pontificia de Comillas y Francisco de Vitoria), y seis públicas (Complutense, Alcalá, Autónoma, Politécnica, Carlos III, y Rey Juan Carlos).

En esta nueva entrada vamos intentar seguir un hilo conductor histórico que recorre gran parte de las universidades mencionadas, desde los tiempos del Cardenal Cisneros hasta las últimas reformas universitarias, sirviéndonos de la vinculación que las enseñanzas superiores de la Fundación San Pablo CEU mantuvieron con cuatro de las grandes instituciones (Central/Complutense, Alcalá, Politécnica, y Autónoma) –así como con otras como la Pontificia de Comillas, por otros motivos que iremos relatando–, con las que compartió también aquel espíritu “Cisneriano” que inspiró su escudo institucional, familiarmente conocido como “el pato”.

Archivo General de la Fundación Universitaria San Pablo-CEU

Comenzamos con la mencionada Fundación San Pablo.

Si bien consta por la documentación recuperada de la Guerra Civil que ya existía una cultura archivística en el incipiente CEU –al menos a un nivel de oficina y con vistas a la preservación–, no es hasta 1974 cuando detectamos la creación de un archivo como tal concebido, gracias a la iniciativa de dos directores gerentes de la recién estrenada (dos años antes) Fundación del Colegio Universitario San Pablo: José Giménez Mellado –que encarga su organización a la archivera Concepción Borreguero–, y Antonio Giménez Cayuela –que solicita a todos los centros dependientes de la misma que remitan al archivo “los originales de los documentos fundamentales” –. Ésta es la que podemos considerar primera gran etapa del Archivo del CEU, que podemos considerar pre-universitaria.

El CEU había nacido en 1933, pero sus estudios siempre dependieron –como hemos comentado anteriormente– de las cuatro principales universidades madrileñas hasta 1993, año del reconocimiento de su propia Universidad por Ley 8/1993, de 19 de abril, celebrándose el acto inaugural el 22 de febrero de 1994.

Pero en la transición entre Colegio Universitario/Centro de Estudios Superiores y Universidad –sobre todo a partir de 1983–, la actividad y entidad del Archivo se difuminan, convirtiéndose éste en una suerte de cajón de sastre administrativo que compaginaba tareas documentales, archivísticas y estadísticas, siendo su última encargada Paloma Dégano Picón, cuya inestimable labor cesa en 2005, si bien, de manera paralela ya se venía concibiendo la organización de un nuevo archivo institucional, en principio, únicamente destinado a gestionar la documentación generada por las enseñanzas universitarias.

Así, se crea el Archivo General de la Universidad San Pablo-CEU en la reunión del Consejo de Gobierno de la Universidad de 28 de octubre de 2004, si bien, previamente, y en reunión del Consejo de Gobierno de 15 de enero de 2004, se había aprobado el Reglamento provisional del mismo. A continuación, se destina a las nuevas instalaciones del Campus de Montepríncipe a la actual directora Técnica, Almudena Enríquez de Salamanca, como responsable encargada de la puesta en marcha y mantenimiento de dicho Servicio. Entre su creación y hasta 2016, fue su director José Morillo-Velarde Serrano, quien desde el principio mostró interés por acudir a las Jornadas organizadas por la CAU, costumbre que se ha mantenido hasta el día de hoy.

Ésta segunda gran etapa histórica se prolonga hasta la actualidad, y hoy en día, el Archivo del CEU recibe documentación de casi todos los centros y departamentos de toda la Fundación, además de la generada por las diversas enseñanzas englobadas en la misma, y custodia también el fondo histórico del CEU (incluyendo la documentación conservada de los actualmente extintos centros educativos adscritos a diversas universidades), así como la generada por la Asociación Católica de Propagandistas (ACdP) –transferida en 2012–, además de diversos fondos personales, como el del erudito Luis Díez del Corral, cuya fecha extrema inferior es el año 1922: Estamos, por tanto, ante un conjunto documental de gran valor histórico y de un volumen muy considerable.

El Archivo CEU mantiene su sede en el edificio de la Escuela Politécnica Superior del Campus de Montepríncipe, y a día de hoy aborda la implantación de la administración electrónica.

Archivos de la Universidad Complutense y de la Universidad de Alcalá

La relación del CEU y de sus fondos con las principales universidades madrileñas –de las que dependió educativamente en algún que otro momento–, es innegable, y nos da pie a tratar sobre dos de los grandes archivos universitarios integrados en la CAU: el de la Universidad de Alcalá y el de la Universidad Complutense, cuyos orígenes vienen también íntimamente relacionados entre sí, ya que comparten algún tipo de vínculo con los primeros colegios alcalaínos y con la propia de la Universidad de Alcalá original que, como primera Universidad Complutense propiamente dicha, sería fundada por Francisco Jiménez de Cisneros, en virtud de la Carta bulada “Inter caetera“, otorgada por el papa Alejandro VI en 1499, por la que se le concedía al Cardenal el privilegio de fundar y construir un Colegio de Escolares que debía ubicarse en Alcalá de Henares, y que en menos de 10 años, ya había concluido las obras.

Pero esta Universidad como ta,l cerró sus puertas el 29 de octubre de 1836, por orden de la reina regente María Cristina de Borbón, reinstalándose a los pocos años en Madrid –Entre 1840 y 1843–, en un principio en el antiguo Seminario de Nobles, y más tarde en el convento de las Salesas Nuevas. Después de trasladar sus fondos documentales, la parte más archivística se acabó ubicando en la Sección de Universidades del Archivo Histórico Nacional; mientras que los fondos de la biblioteca alcalaína, unos 26.000 volúmenes, quedó en Noviciado, después de pasar junto con otros bienes patrimoniales de la Universidad y sus colegios por varios inmuebles de la capital: Reales Estudios de San Isidro, Real Colegio de San Carlos o el Real Colegio de San Fernando, si bien, como hemos dicho, fue en el convento de las Salesas Nuevas, donde se depositó la documentación generada por los mencionados colegios alcalaínos, que después se trasladó al antiguo noviciado de los jesuitas de la calle San Bernardo.

Durante el curso 1845/46, contaba con más de 4.000 alumnos matriculados, y su número fue aumentando año tras año, ya con el nombre Universidad Central, si bien no destacó por una eficiente política archivística ni documental. Aunque en la segunda mitad del siglo XIX el Archivo fue adquiriendo una entidad definida favorecida por la creación del Cuerpo Facultativo de Archivos y Bibliotecas y de la Junta Superior Facultativa –a la que se vinculó desde un primer momento–, es verdad que la escasez de recursos y de personal especializado, y la inexistencia de una sede entre otras carencias, imposibilitaron su correcto desarrollo y obligaron a desviar documentación al Archivo General del Reino, primero, y al Histórico Nacional, más tarde.

Por otra parte, por Real Orden de 7 de agosto de 1895 se decretó la agregación de los archivos universitarios a sus correspondientes bibliotecas, lo que, sumado al reparto de competencias sobre el patrimonio documental entre la correspondiente biblioteca universitaria –encargada de la parte “histórica”–, y la Secretaría General –responsable de la parte “administrativa” –, provocado por la Ley de Universidades de 1943, dio lugar a una situación complicada que se ha prolongado hasta la integración del archivo histórico en el General entendido ya como órgano responsable del patrimonio documental complutense en sus distintas fases. Con la aprobación del Reglamento del Archivo General en 2004 se consigue finalmente unificar archivo histórico y archivo administrativo en un único servicio encargado del diseño, implantación, desarrollo, coordinación y evaluación del Sistema Archivístico de la Universidad Complutense de Madrid.

Hay que tener en cuenta que, tanto el Archivo Histórico (ubicado en la calle San Bernardo) como el Administrativo (trasladado desde mediados de los 50 al pabellón de gobierno) habían sufrido diferentes intentos de reorganización, que, sin embargo, nunca habían logrado la unificación de las competencias sobre el patrimonio documental. El antiguo Noviciado de los Jesuitas en San Bernardo –que en 1836 había pasado a ser propiedad del Estado con motivo de la desamortización de Mendizábal–, en 1843 se convirtió en sede de la Universidad Central, institución que entre 1845 y 1957 fue ocupando varios locales de la misma calle.

Pero los perjuicios provocados por la mencionada Ley de Ordenación Universitaria de 1943, se pudieron paliar con la aprobación de la Ley de Reforma Universitaria de 1983, que impulsó el desarrollo en cada universidad de sistemas de archivo propios, con su normativa, centros de archivo, personal especializado y demás elementos característicos. Sin embargo, no fue hasta la aprobación de los estatutos de 2003 y del reglamento interno del Archivo, que la Universidad Complutense pusiera por escrito su sistema archivístico.

Actualmente el Archivo se integra en la Dirección del Archivo General y Protección de Datos, dependiente de la Secretaría General, y es su directora Isabel Palomera Parra, encontrándose su sede en la planta baja del edificio de la Facultad de Derecho. Está el mismo compuesto a su vez por una pequeña red de archivos integrados en una dirección única: por un lado, los archivos centrales, encargados de gestionar la documentación relativamente reciente y todavía cercana a las oficinas que la generaron; y, por otro, el Archivo Intermedio e Histórico, responsable de la custodia y el tratamiento de la documentación de valor permanente.

El AGUCM custodia no sólo la documentación de la UCM propiamente dicha, sino también de las instituciones que la han precedido (Universidad Central, Universidad Literaria de Madrid, Universidad de Alcalá), además de la generada por otras que, de un modo u otro, se han acabado integrando en ellas: el Colegio Imperial, las escuelas normales y de magisterio, o varias escuelas profesionales y especiales, así como diversos fondos personales, y otros como el de la Escuela de Bellas Artes de San Fernando, o el del Club de Música Colegio Mayor San Juan Evangelista.

¿Y qué fue de la Universidad primigenia que Cisneros fundara en Alcalá?

Pues, como ya hemos dicho, del desmantelamiento y traslado de la misma a Madrid, surgió la Universidad Central, una parte de cuyas enseñanzas sería –haciendo honor a sus ilustres orígenes– posteriormente bautizada como Universidad Complutense de Madrid –la otra conformaría la Universidad Politécnica, a la que más adelante nos referiremos–; y no fue hasta 1977, con motivo de las nuevas políticas sobre creación de centros universitarios, que se fundara la actual Universidad de Alcalá, “una nueva Universidad de Madrid con sede en Alcalá”, como reza el enunciado del Real Decreto 1502/1977 de 10 junio, si bien, anteriormente, en 1975, se había creado el “Campus Alcalá” de la Universidad Complutense. Con este reconocimiento, la nueva Universidad adquirirá una pena autonomía.

En cuanto a su Archivo, hay que señalar que ya funcionaba con anterioridad, pero que su existencia formal viene recogida en los Estatutos de la propia Universidad aprobados mediante R.D. 1280/1985 (BOE de 17 de diciembre de 1985) –con actualizaciones llevadas a cabo en 2003 y 2012–, y sus funciones ampliadas y mejor definidas mediante el Reglamento propio que entró en vigor el 1 de octubre de 1994, donde se establece que este Archivo depende orgánicamente de la Secretaría General y funcionalmente del Servicio de Información, Registro y Archivo. También se atribuye a la Dirección del Archivo la organización y coordinación del sistema de archivos formado por los archivos de oficina, intermedio e histórico. Gestiona el Archivo también los macroprocesos de Registro y Convenios.

En la actualidad es Jefe de Sección del Archivo Universitario y Registro, Santiago B. Gutiérrez Martínez, y tiene el centro su sede en el Aulario María de Guzmán (antigua Facultad de Documentación), en la calle San Cirilo, s/n. de Alcalá de Henares.

El Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá conserva documentación sobre todo administrativa, pero cuenta también con un fondo histórico con documentación comprendida entre 1562 y 1901; además de proyectos de obras realizadas en los distintos edificios de los tres campus existentes; también actas académicas; a los que hay que sumar un fondo genérico –que es el más voluminoso–, y otro específico; o los fondos pertenecientes a instituciones que se integraron más adelante, como la Escuela Normal de Magisterio de Guadalajara, la Escuela de Profesorado de E.G.B. Sagrada Familia de Sigüenza, la Universidad Laboral de Alcalá y la Escuela de Enfermería del INSALUD de Guadalajara, así como algunos documentos históricos y el legado del arquitecto Manuel Barbero. Finalmente, cuenta también con otras agrupaciones documentales atendiendo al tipo de formato.

Archivo de la Universidad Pontificia de Comillas

Y volviendo con la Compañía de Jesús y con el CEU, proseguimos dejándonos llevar por el hilo conductor que nos lleva ahora al Archivo de la Universidad Pontificia de Comillas, ya que fue en sus instalaciones de Areneros (luego Alberto Aguilera) donde se plantó la semilla de la Asociación Católica de Propagandistas, casa madre de la Fundación San Pablo CEU, y de todos sus centros de enseñanza. Y es que, en noviembre de 1908, se reunían en las –todavía a medio construir– instalaciones del futuro ICAI –por aquel entonces Escuela de Mecánica y Electricidad–, y a instancias del padre Ángel Ayala, varios congregantes de los “Luises”, entre los que se encontraba don Ángel Herrera Oria, que fueron los que sentaron entonces los cimientos de la futura Asociación.

Se puede considerar 1890 como fecha de inicio de la Pontificia, –en un principio sólo Seminario–, aunque el ICAI y el ICADE se fusionarían posteriormente por cuestiones prácticas de proximidad, complementariedad y dependencia jesuita, uniéndose así a la Universidad de Comillas. El Estado Español reconoció los estudios cursados en las mencionadas Escuelas y Facultades mediante Real Decreto 1610/1979, de 4 de abril, pero habrá que esperar a un 24 de julio de 1997 para ver aprobado el Servicio del Archivo mediante Resolución de Rectorado de 4 de julio de 1997 de organización de los servicios de la Secretaría General de la Universidad (Boletín Comillas, nº 64, 1 septiembre 1997), aprobándose además el Reglamento del Archivo General por la Junta de Gobierno en su sesión de 27 de enero de 1998, quedando así establecido el Sistema Archivístico de la Universidad Pontificia Comillas.

Hay que señalar que la creación del Archivo ya se venía planificando desde 1996, para lo cual se contó con la colaboración de una asesora externa perteneciente al Cuerpo Facultativo de Archiveros del Estado –que se encargó de llevar a cabo una evaluación inicial y analizó la organización del Sistema Archivístico de la Universidad–, y estableció las pautas a seguir en las siguientes fases, incluyendo la redacción de un borrador del Reglamento del mismo. También participaron en esta primera fase dos técnicos contratados para la ocasión.

El Servicio del Archivo y Registro General depende orgánica y funcionalmente directamente de la Secretaría General de la Universidad y tiene su sede en el edificio sito en Alberto Aguilera, 25, –aquel mismo donde se reunieron los pioneros de la ACdP/CEU–, siendo su responsable Pedro Olassolo Benito.

Sus fondos abarcan desde 1890 hasta la actualidad

Archivo de la Universidad Politécnica de Madrid

Y volvemos a retomar el hilo aprovechando que ahora sabemos que la Universidad Politécnica no es otra cosa que el producto de una escisión de los estudios más técnicos de los que gozaba la Universidad Central, que dio lugar a la aparición de las dos actuales universidades Complutense y Politécnica, y, queremos añadir, que también tuvo el CEU los estudios de Arquitectura e Ingeniería de uno de sus colegios universitarios adscritos a esta última, con lo cual cerramos el círculo que nos ha traído hasta este archivo universitario al que ahora nos referimos.

Como ya se ha dicho más arriba, durante el año 1971 –dentro de los estudios que se venían impartiendo en la Universidad Central–, se separaron las enseñanzas más técnicas de las ciencias experimentales y humanidades, quedando ésta última parte englobada en lo que se bautizó como Universidad Politécnica de Madrid que vendría a integrar las Escuelas Técnicas Superiores que hasta entonces constituían el Instituto Politécnico Superior y las Escuelas Universitarias.

Su archivo se funda en 1982, y actualmente es María José Bustos Garrido la jefa de Servicio de Archivo, Registro y Títulos. Tiene la sede en el Paseo Juan XXIII, nº 11, Rectorado Edificio B y custodia fondos comprendidos entre 1982 y la actualidad.

Archivo de la Universidad Autónoma de Madrid

La Universidad Autónoma de Madrid se funda en 1968 –un mes después del arranque del Mayo Francés y con clara relación con las revueltas estudiantiles de la época– mediante Decreto-Ley 5/1968 de 6 de junio, sobre medidas urgentes de reestructuración universitaria, aprobado por el Consejo de Ministros, y se enmarca dentro de la reforma llevada a cabo por el entonces Ministro de Educación y Ciencia, José Luis Villar Palasí.

Su denominación oficial –”Universidad Autónoma de Madrid”– se recoge dos meses después de su fundación en una Orden del Ministerio de Educación y Ciencia de 13 de agosto de 1968, y su engarce dentro de nuestro hilo argumental, se basa en que de esta misma institución dependió en sus inicios el C.U. Luis Vives de la Fundación San Pablo CEU, cuyos orígenes se remontan a 1971, si bien luego trasladó su adscripción a la Universidad de Alcalá, como ya hemos dicho.

La localización actual y principal de esta Universidad es el Campus de Cantoblanco, inaugurado el 25 de octubre de 1971; y su Archivo General no abrirá sus puertas hasta 1987, con casi 20 años de retraso respecto al nacimiento de la Universidad Autónoma de Madrid. Su nacimiento se produce siendo Rector Cayetano López Martínez, y archivera Pilar Sáenz de Buruaga, y con una dependencia directa de la Biblioteca Universitaria, si bien, posteriormente, se adscribió a la Secretaría General.

Actualmente tiene su sede en el mencionado Campus de Cantoblanco, exactamente en la primera planta del Edificio del Rectorado, situado en la calle Einstein, 3, y custodia fondos recibidos desde 1968 hasta la actualidad.

Archivo de la Universidad Francisco de Vitoria

Y con la Universidad Francisco de Vitoria, promovida por la Fundación FIDES, y reconocida por la Ley 7/2001, de 3 de julio, como universidad privada, llegamos al fin de este juego de causalidades “cisnerianas” que nos ha sido tan útil.

¿Y cuál es en este caso el vínculo de dicha Universidad con las anteriores? –se preguntará el lector–. Pues muy sencillo: aunque la Francisco de Vitoria es de reciente fundación, está plenamente documentada su continuidad con el Centro de Enseñanza Superior Francisco de Vitoria, adscrito a la Universidad Complutense de Madrid por RD 1730/1994, de 29 de julio, del que la UFV es heredera directa.

Pero hablemos ahora de su Archivo, que nace de manera simultánea a la Universidad a la que pertenece, y que actualmente se ubica en la carretera Pozuelo Majadahonda, km. 1’8 28223, en el Edificio Central, módulo 1, 1ª planta.

A la vez que se produce el reconocimiento legal de la Francisco de Vitoria y de la puesta en marcha de sus estudios, abrió las puertas su Archivo Principal, custodio de la documentación de carácter legal, y con tratamiento administrativo. Pero habrá que esperar a enero de 2008 para ver creado el Servicio de Archivo, que se ocupará de dar forma al Archivo General de la UFV, valorando, describiendo y conservando la documentación producida, con un plan de documentos esenciales y una definición de series documentales, así como con la gestión del Archivo desde una perspectiva estrictamente archivística.

Las funciones del Servicio de Archivo de la UFV están desarrolladas en el Reglamento del Servicio de Archivo –en su cap. 1, art. 1–, aprobado por el Comité de Dirección de la Universidad a propuesta de su Secretario General el día 15 de junio de 2010 con la redacción siguiente: “Son objetivos del Servicio de Archivo la organización y conservación del Archivo General de la Universidad, así como prever y satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa, atender las necesidades de acceso a la documentación de la Universidad y facilitar la información y documentación necesarias, en último término, para la investigación histórica, de acuerdo en todos los casos con el marco legal y normativo existente.”

A día de hoy es Jorge Conde López el responsable del Servicio de Archivo.

Y ya fuera del amable hilo que nos ha venido guiando hasta este punto, quedarían los archivos universitarios de la Universidad Carlos III (1996), y de la Rey Juan Carlos (2004).

Archivo de la Universidad Carlos III de Madrid

La Universidad Carlos III de Madrid fue creada con vocación innovadora y afán de impartir enseñanzas de calidad, por Ley de las Cortes Generales, de 5 de mayo de 1989, en el marco de la Ley de Reforma Universitaria de 1983, siendo su primer Rector el profesor Gregorio Peces-Barba. Sin embargo, su Archivo se crea y abre sus puertas al público en 1996.

Desde un primer momento será el encargado de proporcionar soporte a los procedimientos de Gestión y Administración de la citada universidad, y de coordinar el sistema archivístico de la Carlos III, entendido como conjunto de personas, documentos, espacios y acciones que recaen sobre los documentos generados y recibidos por la Universidad, desde los Archivos de Oficina hasta el Archivo Histórico.

En la actualidad, reparte sus sedes entre el Campus de Leganés y el de Getafe, y es la Jefa de Sección Iria Torreiro Rodríguez.

Archivo de la Universidad Rey Juan Carlos

La Universidad Rey Juan Carlos es una de las más jóvenes de nuestra Comunidad. Fundada en 1996, cuenta con campus en Alcorcón, Aranjuez, Fuenlabrada, Madrid y Móstoles. Por Decreto 22/2003, de 27 de febrero, se aprueban sus Estatutos, que serán modificados posteriormente mediante Decreto 28/2010, de 20 de mayo.

Su Archivo abre las puertas un año después de aprobarse los Estatutos de la Universidad, contando desde el principio con la dotación por parte de la Universidad de una plaza de archivero para su puesta en funcionamiento. Nace éste como unidad independiente y adscrita orgánicamente a la Secretaría General, con la misión de reunir, organizar, describir, conservar y difundir el patrimonio documental de la Universidad.

Sus fondos abarcan desde 1968 hasta la actualidad, y su sede se ubica en Móstoles, en la calle Tulipán, s/n, en la tercera planta del Edificio de Biblioteca General y Registro.

En la actualidad es su Jefe de Servicio Lorenzo Matheu Ramos.

Y hasta aquí éste, nuestro recorrido guiado por los archivos universitarios de la Comunidad de Madrid, e integrados en la Conferencia de Archivos Universitarios-CAU. Confiamos que haya sido de su agrado.

Los archivos universitarios de la Comunidad Autónoma de Castilla y León

Desde el blog de la CAU/Crue continuamos analizando los archivos universitarios que forman parte de nuestra organización. En esta ocasión, examinamos los centros existentes de la Comunidad Autónoma de Castilla y León: los archivos de las Universidades públicas de Burgos, León, Salamanca y Valladolid y de las privadas de la Universidad Europea Miguel de Cervantes y Pontificia de Salamanca.

El Archivo General de la Universidad de Burgos, pese a que la universidad se crea en 1994, no toma naturaleza hasta el año 2004, en el que se dota de personal específico de archivo y comienza una etapa de reorganización del Servicio y de desarrollo de un sistema de gestión integral de documentos y archivos, siendo su Reglamento de 2006 y estando adscrito a la Secretaría General de la universidad. El Archivo custodia fundamentalmente la documentación producida por la Universidad de Burgos desde su creación, y además, un pequeño fondo histórico procedente de las antiguas Escuelas de Maestros y Comercio, y del antiguo Colegio Universitario de Burgos.

postcyl_01

El Archivo General de la Universidad de León. La Universidad de León fue fundada en 1979 como escisión de la Universidad de Oviedo, a partir de las diversas Escuelas y Facultades que, dependientes de aquella, existían desde mayor o menor tiempo atrás en la ciudad de León. El Archivo General, según sus Estatutos es una unidad de gestión que depende del Servicio de Bibliotecas funcionalmente, pero orgánicamente de la Secretaria General. En su web, se puede encontrar información sobre sus funciones y servicios, así como de las recomendaciones sobre cómo hacer una transferencia de documentos al Archivo.

postcyl_02

El Archivo de la Universidad de Salamanca tiene sus orígenes en el siglo XIII y es el decano de los archivos universitarios españoles, pero fue a partir de 1989 cuando se reorganizó el servicio, sentando las bases del actual sistema archivístico de la Universidad, el cual está constituido por la totalidad de los archivos de gestión, los archivos centrales, el archivo intermedio y el archivo histórico de la Universidad. Destaca su Archivo Histórico, que conserva la documentación histórica producida por la Universidad, e igualmente, forman parte del mismo, entre otros, los archivos personales de Miguel de Unamuno, de Pedro Dorado Montero y de Ricardo Espinosa Maeso.

postcyl_03

El Archivo de la Universidad de Valladolid, institución educativa creada en algún momento de la primera mitad del siglo XIII, es prácticamente tan antiguo como la propia universidad y ha tenido diferentes vicisitudes a lo largo de su historia, fundamentalmente en el siglo XX, siendo sin duda su unión al Archivo Histórico Provincial hasta 1996 la más relevante. A partir de esa fecha empieza una etapa de reorganización de espacios, de contratación de personal archivero y de revisión y de actualización de sus instrumentos de descripción. Actualmente el sistema archivístico se rige por el Reglamento de 20 de junio de 2017, teniendo una dependencia funcional de Secretaría General y orgánica de la Gerencia.

postcyl_04

El Archivo General de la Universidad Europea Miguel de Cervantes. Esta universidad privada, ubicada en Valladolid y con sede también en Madrid, fue creada en 2002. El Archivo General de la UEMC es la unidad administrativa, adscrita a la Secretaría General, responsable y especializada en la organización, gestión, tratamiento, control, acceso y difusión de la documentación que constituye el patrimonio documental de la Universidad constituido por dos fondos: El fondo UEMC, formado por aquellos documentos generados por la Universidad desde el año 2003 en el desarrollo de sus funciones administrativas, docentes y de investigación y el fondo de la Escuela Superior de Turismo de Valladolid (1967-2004), testimonio de la actividad administrativa y docente de la misma hasta su integración en la Universidad Europea Miguel de Cervantes.

El Archivo de la Universidad Pontificia de Salamanca. La Universidad Pontificia de Salamanca fue erigida en 1940 para restaurar las facultades de Teología y Cánones, suprimidas de las universidades españolas en 1852. Su estructura y organización actuales cristalizan en los años 70 del siglo XX, convirtiéndose en Universidad de la Conferencia Episcopal Española. El Archivo General se enmarca dentro de la estructura del Servicio de Bibliotecas y Archivo. Además de los fondos propios, el Archivo conserva varios fondos personales, los fondos históricos del antiguo Seminario Conciliar, de algunos Colegios Menores y del Colegio-Monasterio de San Vicente. Desde el año 2018 custodia el Archivo de Acción Católica Española.

postcyl_05

Con este recorrido por los archivos universitarios de Castilla y León nos despedimos hasta septiembre deseando que paséis un verano tranquilo y saludable. Cuidaos mucho.

El Archivo Universitario de Castilla-La Mancha

Redactamos estas líneas justo cuando finaliza el estado de alarma motivado por la pandemia de la COVID-19. Desde el inicio de este período crítico que nos ha tocado vivir, el equipo de archiveras del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) hemos continuado teletrabajando sin solución de continuidad, gracias a que, en la UCLM, el Servicio de Archivo como el resto de los servicios universitarios dispone no sólo del soporte del Área UCLM-TIC sino también de los recursos necesarios para ello: equipos portátiles personales para los empleados, conexión a una VPN corporativa, herramientas de trabajo colaborativo como el Centro de Atención al Usuario (CAU/CRM), Sitecore, Skype o las aplicaciones y servicios Microsoft 365: Office, Teams, OneDrive, Sharepoint, …

Además de todos estos recursos, el equipo de archiveras contamos con la experiencia adquirida desde años atrás en el teletrabajo colaborativo que nos permite coordinar día a día la prestación del servicio de archivo en una institución descentralizada geográficamente como es la UCLM, única universidad en la Comunidad Autónoma de Castilla-La Mancha. En este sentido, la estructura del Archivo Universitario de la Universidad de Castilla-La Mancha, creado en 1996, es un reflejo de la propia estructura de la UCLM organizada en cuatro campus localizados en ciudades tan alejadas como Albacete, Ciudad Real, Cuenca y Toledo. Del mismo modo, el sistema de archivos de la UCLM, regulado reglamentariamente, se articula en el Archivo Universitario, cabecera del sistema, con sede en Ciudad Real y los cuatro archivos de campus correspondientes.

El Archivo Universitario de la UCLM es el servicio universitario autónomo, adscrito a la Secretaria General, encargado de la gestión documental, la organización, el control, el acceso, la difusión y la conservación y preservación del Patrimonio Documental de la UCLM. Para todo ello, se cuenta con una plataforma electrónica de Archivo Universitario, en modo SaaS, que permite controlar tanto la documentación física, transferida por las unidades productoras, como archivar la documentación electrónica, enviada desde la plataforma de tramitación de la sede electrónica de la UCLM.

Es esta misma plataforma la que permite ofrecer en línea BAUL (Base de datos del Archivo Universitario en Línea), accesible tanto con perfil público anónimo como con perfiles corporativos mediante validación. En BAUL es donde se publica vía web, desde hace veinte años, la información referencial sobre los documentos y expedientes administrativos de la UCLM y, en algunos casos, los objetos digitales o digitalizados asociados a aquellos. Por todo ello, BAUL es un instrumento que garantiza la transparencia administrativa, la protección de los datos, la seguridad de la información y el ejercicio del derecho de acceso a la información pública por parte de los ciudadanos.

En unos momentos en que, obviamente, quedaron en suspenso aquellos servicios archivísticos vinculados a los documentos físicos, tan confinados en los depósitos de documentación como nosotras en nuestras casas, nuestro repositorio institucional RUIdeRA y el gestor documental INNET-UCLM nos permitieron seguir prestando el servicio de acceso y difusión de una parte del patrimonio documental universitario custodiado en el Archivo Universitario. Mientras que en RUIdeRA, ofrecemos en acceso abierto (OA) las colecciones de tesis doctorales y trabajos fin de estudios; los documentos y expedientes de fondos históricos digitalizados, el BOUCLM y otra documentación digital institucional, con la aplicación de desarrollo propio INNET-UCLM, las archiveras controlamos la gestión documental de la normativa de la UCLM y su publicación en la web pública y en la intranet corporativa.

Nada ha cambiado en estos meses pasados en nuestra colaboración en el ámbito cooperativo archivístico, que se articula en recursos colaborativos y productos telemáticos. Por una parte, hemos seguido trabajando con los grupos de trabajo de la CAU/Crue, muy especialmente en los de Comunicación y Linked Open Data (LOD), en cuya coordinación participamos, así como en el grupo de identificación, valoración y clasificación de series documentales. Por otra parte, hemos seguido manteniendo los proyectos del Mapa Interactivo de Archivos Universitarios Españoles y el Mapa Interactivo de Archivos Iberoamericanos que, desde el año 2002 y 2006 respectivamente, el Archivo UCLM desarrolla por propia iniciativa y publica en su página web con el objetivo de contribuir a la difusión de los archivos universitarios.

Y finalmente, nuestra actividad de difusión también se mantuvo e incrementó tanto en la página web como en la participación en redes sociales como Facebook, Twitter o el blog “Archiveras blogueras” .

Imagen destacada: Edificios del Rectorado de la UCLM, sede del Archivo Universitario en Ciudad Real, y del Vicerrectorado de Albacete, sede del Archivo del Campus de Albacete

Los archivos universitarios españoles en la Semana Internacional de los Archivos 2020

A pesar de la situación de emergencia sanitaria que estamos viviendo actualmente, el mundo de los archivos ha podido celebrar, durante los días 8 al 14 de junio, la Semana Internacional de los Archivos, destacando en ella la fecha más importante: el día 9 de junio, Día Internacional de los Archivos.

Este año, el International Council on Archives (ICA) propuso como tema central para la celebración la semana “Empoderar sociedades del conocimiento”, un programa marco de actividades a realizar con una agenda de eventos abierta a todos los archivos que quisieran difundir por ella sus propias actividades.

En el ámbito español, destacó la actividad denominada “Café con la CAU”, coordinada por el Comité Ejecutivo de la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas, a propuesta del grupo de trabajo de Comunicación de la propia CAU/Crue. Esta innovadora actividad consistió en un encuentro informal de los miembros de la CAU, en torno a un café virtual, donde se expusieron algunas experiencias de archivos universitarios de la actividad profesional durante el confinamiento. Ha sido una actividad que ha tenido muy buena acogida y quien sabe si el próximo año no volverá a repetirse.

Por otra parte, algunos archivos universitarios españoles, utilizando la tecnología que tenían a su alcance, desarrollaron numerosas actividades virtuales, diversas y muy entretenidas. Por un lado, se pudieron realizar visitas virtuales a las instalaciones del Archivo de la Universidad de Alcalá de Henares (UAH), el Archivo de la Universidad Pompeu Fabra (UPF), el Archivo de la Universidad de Cádiz (UCA) o el Archivo de la Universidad de Navarra (UNAV).

Además, tanto la CAU como numerosos archivos universitarios publicaron videos de diversa temática: sobre los fondos que custodian, su historia o sus instalaciones en los casos del Archivo de la Universidad de Zaragoza (UNIZAR), el Archivo de la Universidad de Vic (UVIC) o el Archivo de la Universidad de Lleida (UDL); el vídeo realizado por el grupo de trabajo de comunicación de la CAU presentaba las actividades y grupos de trabajo de la CAU mientras que el video del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha (UCLM) titulado De la A a la Z #UnArchivoEs se realizó en el marco del proyecto convocado por el ALA/ICA.

Diferentes archivos desarrollaron campañas de difusión de sus fondos e historia en la redes sociales como el Archivo de la Universidad Complutense de Madrid (UCM), que lo hizo a través de fotos comentadas, mientras que otras opciones fueron participar en o visitar las exposiciones virtuales que nos presentaron el Archivo Histórico de la Universidad de Santiago (USC) y el Archivo de la Universidad de Granada (UGR) o el tradicional Quiz Game del Archivo de la Universidad de Jaén.

En resumen, las circunstancias extraordinarias que han rodeado la celebración de esta Semana Internacional de los Archivos 2020, con los archiveros confinados, los servicios presenciales suspendidos y los archivos cerrados, no ha sido óbice a la realización de numerosas actividades on line en los archivos de todo el mundo que han hecho de estos dias una celebración virtual, innovadora y globalizada en donde la participación de los archivos y los archiveros no ha decaído, sino todo lo contrario, pudiéndose decir que se han reinventado a la hora de proponer y desarrollar actividades enfocadas a mostrar a la ciudadanía en general la dimensión social de la labor y los servicios que los archivos prestan a la ciudadanía.

El Archivo de la Universidad de Cantabria

En funcionamiento desde el año 2005, el Archivo General de la Universidad de Cantabria es el servicio universitario adscrito a la Secretaría General que integra todos los documentos de cualquier naturaleza, época y soporte material generados por la Universidad en el desarrollo de su actividad académica y administrativa.

El Archivo General dedica su actividad a la organización y el tratamiento archivístico del fondo documental generado por la Universidad y de los fondos históricos custodiados por esta. Siendo su finalidad la de proporcionar el acceso a la referida documentación y contribuir a la racionalización y la calidad del sistema universitario.

El Archivo General de la Universidad de Cantabria se ha ido consolidando progresivamente como uno de los servicios universitarios comunes de la institución, contando desde el año 2013 con un reglamento propio aprobado por el Consejo de Gobierno de la Universidad.

Con respecto a sus fondos documentales, destacan: el fondo administrativo de la Universidad de Cantabria, el fondo de la antigua Escuela del Magisterio de Santander, el fondo de la Escuela del Magisterio “Sagrados Corazones” de Torrelavega, el fondo de la Escuela de Industriales de Santander, el fondo del Colegio Mayor universitario “Juan de la Cosa” y el fondo de la Asociación para la defensa del patrimonio bibliográfico y documental de Cantabria (DOC).

En su página web se puede consultar la ficha de descripción ISDIAH del Archivo, los servicios que se prestan (Transferencias, consulta y préstamo de documentos, acceso a diferentes materiales de apoyo y recomendaciones, etc.) y toda la información relativa a la Comisión de Archivo de la Universidad incluidos sus acuerdos y el procedimiento de valoración, conservación y selección de documentos que se lleva a cabo en la misma.

El Archivo General también colabora en la transformación digital de la Universidad mediante su participación en el Plan de Impulso de la administración electrónica que ha sido asumido como uno de los objetivos fundamentales del Plan Estratégico de la Universidad de Cantabria 2019-2023.

Los archivos universitarios canarios

Desde el blog de la CAU/Crue continuamos analizando los archivos universitarios que forman parte de esta organización. En esta ocasión, examinamos los centros de la Comunidad Autónoma de Canarias: el archivo de la Universidad de La Laguna y el de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

El Archivo de la Universidad de La Laguna lleva en funcionamiento desde 2005 dependiendo de la Secretaría General. Los fondos que custodia abarcan un período comprendido entre 1817 y la actualidad, incluyendo fondos históricos y administrativos, tanto producidos por la propia Universidad como por la Escuela Normal de Tenerife, la Escuela de Comercio y la Escuela de Náutica de Santa Cruz de Tenerife.

En su web, se pueden encontrar enlaces interesantes como: la solicitud de consulta al archivo, la solicitud de préstamo interno a las oficinas y la solicitud de préstamo para exposiciones. Además de las recomendaciones sobre cómo hacer una transferencia de documentos al Archivo.

Por otro lado, el Archivo de la Universidad de Las Palmas de Gran Canarias nos indica desde su web todos los servicios que realiza: la comisión de valoración y selección de la documentación, el manual de procedimiento para los archivos de oficina, el cuadro de clasificación, la transferencia de documentos, los instrumentos de descripción, la consulta de documentos y su préstamo, además de las normas archivísticas del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

Respecto a sus fondos documentales, destacan: el fondo administrativo y académico generado por la extinta Universidad Politécnica y por la , los documentos relativos a la antigua Escuela de Comercio de Las Palmas, el fondo documental de la Escuela Normal de Maestros, el fondo personal del aparejador José María Emperador Oraá, la documentación rescatada de la extinta Comisión Regional para la Exportación del Plátano y el fondo documental histórico de la Caja de Canarias. También es importante reseñar sus apartados relativos a los archivos de oficinas, normas y solicitudes y transferencia, destacados en la web como accesos directos.