A los archivos no siempre le resulta sencillo acercar sus fondos a la ciudadanía, que los relaciona muy a menudo con depósitos cerrados o únicamente para investigadores, y las campañas de difusión, exposiciones, anuncios, conferencias… requieren unos recursos de los que a menudo no se dispone. Dar a conocer el patrimonio documental de instituciones como son las universidades es una función esencial, así que debemos encontrar formas imaginativas de darlo.
El año pasado 2018, el Archivo de la Universidad de Barcelona llevó a cabo la campaña “Aquest Nadal regala un record”/“Esta Navidad, regala un recuerdo” donde se animaba a familiares y amigos de antiguos alumnos a pedir una reproducción del expediente académico. En éstos se puede encontrar la fotografía, asignaturas y notas que cursó, certificados de conducta, cartas de motivación, o recomendaciones, direcciones… son documentos administrativos pero con datos personales que explican una etapa vital de una persona.
Éste es un servicio que ya se ofrece de forma habitual durante todo el año: consultas y reproducciones de expedientes, pero se aprovechan estas fechas para llegar a un público más amplio y proponer un uso diferente a esas copias, apelando al valor emocional, bien recordando a las personas que ya fallecieron a través de los documentos, o descubriendo junto a ellas su etapa de estudiante. Es importante hacer la distinción sobre si la persona de la que se pide información sigue viva porque, en ese caso, está afectada por la ley de protección de datos, por lo que se pide una autorización o, para mantener el secreto, se ofrece una tarjeta regalo donde se propone al interesado que pase por el archivo donde le espera una “sorpresa”.
La campaña tuvo muy buena acogida, tanto por los usuarios que se acercaron al archivo a pedir la documentación, como por aquellos que no pudieron solicitarla por no tener antepasados o amigos que fueron antiguos alumnos de la Universidad. El impacto fue doble: se llegó a nuevos usuarios con perfiles muy diferentes a los habituales investigadores y, a la vez, el archivo ganó en difusión dentro y fuera de la comunidad universitaria.
Este año se vuelve a repetir la campaña, esperando volver a ofrecer documentos cómplices de momentos especiales.
